Oppnevnte kontorepresentanter til en konto må være forskjellige personer og for alle kontoer må minst én av de oppnevnte kontorepresentantene til en konto være bosatt i Norge. Alle kontoer må ha minst 2 aktive kontorepresentanter (AR), og disse må ha fylt 18 år.

Det anbefales å kun ha kontorepresentanter (AR) på konto. Ved å ha tilleggsrepresentanter (AAR) tilknyttet konto, vil godkjenningsfunksjonen låses til denne rollen, og bruk av kontoen vil være mindre fleksibel. Les mer om rollene i registeret under.

Definisjoner av roller i registeret

AH – Account Holder – Kontohaver

En virksomhet, organisasjon eller privatperson, som innehar en konto i sitt navn, eller under sitt organisasjonsnummer i registeret.

AR – Account Representative – Kontorepresentant

En person med tilgang til en konto i registeret. Kan både foreslå og godkjenne handlinger.

AAR – Additional Account Representative – Tilleggsrepresentant

En person med tilgang til en konto i registeret og som kan godkjenne/avslå handlinger foreslått av en kontorepresentant (AR).

Hvilken type konto må vi ha?

  • Operator Holding Account (OHA)
    Driftskonto for kvotepliktige virksomheter

  • Aircraft Operator Holding Account (AOHA)
    Driftskonto for kvotepliktige kvotepliktige luftfartsoperatører

  • Trading Account (TA) og Person Holding Account (PHA)
    Handelskonto
    På slike kontoer kan kun EUAer oppbevares

  • NO-PHA
    Konto i FN-delen av registeret
    Konto som kun kan oppbevare FN-godkjente utslippsenheter

  • Verifier Account
    Konto for akkrediderte verifikatører

Nye søknader om konto og kontorepresentanter

Norske virksomheter som skal søke om å opprette ny konto, samt søknader om nye kontorepresentanter som skal representere virksomheten i klimakvoteregisteret gjøres gjennom Altinn og Miljødirektoratets elektroniske søknadssenter (ESS).

Særlige krav til søknader om PHA- og TA-kontoer (person- og handelskontoer)

Politiattest

Politiattest må leveres til Miljødirektoratet for alle kontorepresentanter, samt for fullmaktsgiver i virksomheten.

Opplysninger om reelt eierskap til kontohaver

Dette dokumentet (for eksempel utskrift av aksjebok, vedlegg til årsrapport) skal vise hvem som står bak/er eiere av virksomheten/kontohaver i registeret. Dokumentet skal signeres av en person med signaturrett/prokura/daglig leder i virksomheten/organisasjonen.

E-post fra banken som dokumenterer at virksomheten har bankkonto i EØS-området

E-posten sendes direkte fra banken til kvoteregister@miljodir.no. E-posten må inneholde navn og kontaktinfo til kunderådgiver som har skrevet e-posten.

Årsberetning med revisors underskrift

Revisorberetning skal være fra siste årsrapport, signert av ekstern revisor. En kontosøker som er fritatt fra revisjonsplikten, jf. revisorloven § 2-1, eller selv bestemmer å unnlate revisjon, jf. aksjeloven § 7-6, må likevel innhente en uavhengig vurdering av virksomhetens regnskapstall fra revisor, jf. vedlegg IV (5) f i forordning (EU) 389/2013.

En nystartet virksomhet som søker om konto i registeret kan på søketidspunktet framlegge foreløpige regnskapstall for virksomheten. Tallene må være attestert av daglig leder eller økonomiansvarlig. En uavhengig vurdering fra revisor må imidlertid innhentes, jf. pkt. b) så snart dette lar seg gjøre, og senest året etter oppstart av virksomheten.

Registrering i Merverdiavgiftsregisteret

Miljødirektoratet kontrollerer om virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsregisteret i Brønnøysundregisteret.

Organisasjonsnummer (VAT-nummer)

En virksomhet må være registrert med organisasjonsnummer (VAT-nummer) i Norge for å åpne en personkonto (PHA) eller handelskonto (TA).

Gebyr for åpning av konto

For å åpne en personkonto (PHA) eller handelskonto (TA) må gebyr være innbetalt før det gis tilgang til konto, jf. klimakvoteforskriften § 9-2.

Særlige krav til søknader om Verifier Account

Akkrediteringsbevis

Akkrediteringsbevis fra det nasjonale akkrediteringsorganet, som viser at verifikatør er akkreditert i tråd med AV-forordningen (Kommisjonsforordning (EU) nr. 600/2012).

Tilgang i Altinn

For å få tilgang til søknadsskjemaet må de som skal være kontorepresentanter på forhånd bli delegert tilgang til meldingstjenesten "Klimakvoteregisteret" i Altinn, for virksomheten du skal representere i klimakvoteregisteret. Denne tilgangen kan delegeres av personer med rollen daglig leder, innehaver eller styrets leder i virksomheten. 

Innlogging med ID-porten

Ved innlogging i Altinn gjennom ID-porten, bekrefter nye kontorepresentanter sin identitet overfor Miljødirektoratet.

Når tilgang er delegert i Altinn, så kan de som skal være kontorepresentanter, eller fullmaktsgiver selv, søke om å opprette konto på vegne av virksomheten eller søke om å bli kontorepresentant i ESS. Nye søkere til klimakvoteregisteret vil alltid bli tildelt AR-rollen.

Politiattest

Som del av det elektroniske søknadsskjemaet må du søke om politiattest elektronisk, og levere politiattest til Miljødirektoratet. På Politiets nettsider velger du kategori "klimakvoter" og formål "Det norske registeret for klimakvoter".

Hvis du er bosatt i et annet land enn Norge, må politiattest også leveres fra dette landet. Dersom du har bodd lenger enn 6 måneder i andre land i løpet av de siste 5 årene, må politiattest fra disse landene også leveres.

Attestering

Ingen attestering kan være eldre enn tre måneder regnet fra når Miljødirektoratet har mottatt dokumentene. Ved tvil om attesteringens gyldighet, kan Miljødirektoratet kreve at nytt, attestert eksemplar av politiattesten sendes inn.

Innsending

Vi anbefaler at politiattesten(e) sendes inn til oss per post, ettersom attestene kan inneholde sensitive opplysninger. Politiattesten kan også sendes på e-post til kvoteregister@miljodir.no   

Miljødirektoratet holdes ikke ansvarlig for dokumenter som kommer på avveie i postgangen.

For eksisterende kontorepresentanter (oppdatering av dokumentasjon)

Eksisterende kontorepresentanter i klimakvoteregisteret skal sørge for at dokumentasjonen de har sendt inn for å få tilgang til registeret, til enhver tid er oppdatert og gyldig.

Dette sikres ved at de:

  • hvert 3. år søker om ny politiattest hos politiet, og levere inn denne med gyldig attestering til Miljødirektoratet. (Kravet gjelder kontorepresentanter for alle kontotyper, samt fullmaktsgivere for handels- eller personkontoer).
  • sender inn attesterte passkopier til Miljødirektoratet per post når de har fått utstedt nytt pass fra politiet.

Krav til attestering av dokumenter

Ingen attestering kan være eldre enn tre måneder regnet fra når Miljødirektoratet mottar nye attesterte dokumenter. Ved tvil om attesteringens gyldighet, kan Miljødirektoratet kreve at nye, attesterte eksemplarer av dokumentene, og eventuelt også attesterte tilleggsdokumenter, sendes inn.

Norske pass må attesteres av tingretten, Oslo byfogdembete, norsk ambassade i utlandet, eller norsk politimyndighet. Merk at ikke alle lensmannskontorer eller politistasjoner utfører slik attestering. Vi anbefaler derfor at du kontakter lensmann/politistasjon på forhånd dersom du planlegger å få passet ditt attestert hos norsk politimyndighet.

Krav til innsending av dokumenter

Attestert kopi av pass og alle utenlandske dokumenter må sendes per post til Miljødirektoratet. Vi anbefaler at politiattesten(e) sendes inn til oss per post, ettersom attestene kan inneholde sensitive opplysninger.

Miljødirektoratet
Klimakvoteregisteret
Postboks 5672, Torgarden
7485 Trondheim

Miljødirektoratet holdes ikke ansvarlig for dokumenter som kommer på avveie i postgangen.

Utenlandske søkere og privatpersoner

Utenlandske statsborgere og privatpersoner kan også søke om å bli kontorepresentanter eller å opprette konto i klimakvoteregisteret. Kontakt Miljødirektoratet for søknadsskjema.

Særlige krav til utenlandske dokumenter

Attestering og oversettelse

Alle dokumenter som er utstedt av utenlandske myndigheter, må være bekreftet av landets Notarius publicus, samt at de må være legalisert med apostille for å kunne godkjennes av Miljødirektoratet. Informasjon om hvem som utfører en slik legalisering i ulike land står det mer om her:

Dersom det originale dokumentet er skrevet på et annet språk enn norsk, svensk, dansk eller engelsk må det oversettes til ett av disse språkene av en offentlig godkjent translatør før oversendelse til Miljødirektoratet. De oversatte dokumentene må også attesteres og legaliseres med apostille.

Dokumentasjon av bosted

Personer bosatt i utlandet må bekrefte bosted med dokumentasjon fra myndighetene i landet som vedkommende bor i, f.eks. ID-kort fra EØS- eller OECD-land, eller bostedsattest. Ved endring av bostedsadresse for AR/AAR bosatt utenfor Norge må det sendes inn ny dokumentasjon på bosted.

Politiattest

Hvis du er bosatt i et annet land enn Norge, må politiattest også leveres fra dette landet. Dersom du har bodd lenger enn 6 måneder i andre land i løpet av de siste 5 årene, må politiattest fra disse landene også leveres.

Kontroll av informasjon i registeret

Kontorepresentanter har plikt til å følge opp og kontrollere at informasjonen som står oppført av informasjon om de selv og virksomheten i registeret er riktig og oppdatert. Endringer av informasjon foreslås direkte i registeret av kontorepresentantene. Kontorepresentanter med AR-rollen kan foreslå endringer for virksomhetskontoer som de representerer i registeret. Endringene sendes så til godkjenning hos Miljødirektoratet.