9.3 System for rapportering av bærekraftskriterier

For å kunne fremlegge pålitelige opplysninger om bærekraftskriterier i rapporten til Miljødirektoratet, bør omsetter etablere effektive systemer for å innhente og oppbevare tilstrekkelig og relevant informasjon. Det anbefales at den rapporteringspliktige virksomheten oppnevner en kontaktperson med ansvar for rapportering på biodrivstoff og flytende biobrensel.

Alle aktører i forsyningskjeden bør etablere et dokumentasjonssystem, det vil si et kontrollerbart system for å dokumentere opplysninger som videresendes i forsyningskjeden og sikre overholdelse av kravet om bruk av massebalansesystem. I § 3-10 i forskriften stilles det krav til at underliggende data skal være tilgjengelige for Miljødirektoratet på forespørsel. I tråd med kravene for de frivillige ordningene bør dokumentasjonen oppbevares i minst fem år. Dokumentasjonen skal stilles til rådighet ved kontroll eller revisjon.

Det er god praksis å:

• Holde løpende kontakt med aktører i forsyningskjeden for å sikre bevissthet om behovet for samarbeid og kontrollerbar dokumentasjon om overholdelse av kravene.
• Presentere data på en tydelig måte og så konsekvent som mulig i løpet av årene (men med rom for forbedring av metoden).
• Fjerne unødvendig kompleksitet fra opplysninger.
• Ha rutiner for internkontroll.
• Dokumentere eget system (hvem gjør hva, når, etc.).
• Minimere manuell overføring av data.
• Sikre sporbarhet av data over tid for lettere å identifisere eventuelle feil.

Se for øvrig kapittel om massebalanse for nærmere beskrivelse av kravet til massebalansesystem og retningslinjer for praktisering av dette.