Formålet med rapporteringen er å dokumentere aktiviteter, resultater, klimaeffekter og kostnader ved tiltakene. Gjennom rapporteringen innhentes også erfaringer som spres til andre som vil gjennomføre liknende tiltak.
All rapportering skjer i elektronisk søknadssenter. Logg inn med samme bruker som sendte søknaden.
Krav til rapportering
Rapporten skal gi god informasjon om gjennomførte aktiviteter og hvilke resultater tiltaket:
- har gitt hittil,
- forventes å gi de neste tre årene, og
- forventes å gi på lengre sikt.
Søker skal så langt som mulig beregne utslippseffekten i tonn CO2-evivalenter for de samme tre tidspunktene. Hvilke forutsetninger og aktivitetsdata som er lagt til grunn for beregningen skal oppgis. Det kan for eksempel være antall liter diesel som er byttet ut, antall fossile kjøretøy som er erstattet, antall anskaffelser hvor det er stilt klimakrav med videre.
Miljødirektoratets regneark for å beregne klimaeffekt av lokale klimatiltak skal benyttes dersom de er egnet for tiltaket som rapporteres. Dersom tilgjengelige regneark ikke kan benyttes, bør årsaken forklares.
Krav til regnskap
Regnskap skal være bekreftet med signatur av økonomisjef, kommunerevisjon eller ekstern revisor. For tilskudd over 1 000 000 kroner skal regnskap godkjennes av revisor. Det er ikke krav om en bestemt standard for revisorgodkjenning av regnskap.
Regnskapet skal vise:
- Direkte kostnader, hentet fra kommunens regnskap, fordelt på område/kontogruppe eller lignende
- Spesifisert merverdiavgift
- Arbeidstid, spesifiseres i antall timer per person og sats (inntil kr 600 per time fra og med 01.01.2019)
- Totalkostnad, altså summen av direkte kostnader og eventuell arbeidstid som er del av prosjektet
- Eventuelt merkostnader for klimakrav
Totalkostnad
Klimasats dekker kun deler av kostnadene ved tiltaket. Totalkostnaden for prosjektet må derfor fremgå klart i regnskapet. Dersom de totale prosjektkostnadene blir lavere enn angitt i søknaden, dekker tilskuddet den prosentandelen som er oppgitt i tilsagnet.
Dekning av merkostnader
For prosjekter der tilskuddet dekker merkostnad ved å oppfylle klimakrav, må det komme tydelig fram hvordan merkostnaden er beregnet. For større prosjekter, som bygg og anleggsplasser, ønsker vi et detaljert regnskap over merkostnaden ved å velge klimavennlig. Vi ønsker ikke regnskap for hele prosjektet. Se eksempel på merkostnader i bygg
Dekning av merverdiavgift
Tilskudd kan bare dekke kostnader til merverdiavgift i de tilfeller der kommunen ikke får momskompensasjon eller har fradragsrett. Dersom utgiften ikke omfattes av kompensasjonsordningen eller fradragsrett, må dette beskrives tydelig i regnskapet.
Sensitiv informasjon, bilag og timelister
Innholdet i søknad og rapport blir offentlig. Unngå derfor å legge ved sensitiv informasjon, som detaljerte timelister, tilbudsdokumenter eller kopi av bilag. Referer heller til innholdet i rapporten. Husk samtidig at regnskapsbilagene skal oppbevares i tråd med generelle regler om oppbevaring av bilag i bokføringsloven. De skal kunne fremlegges ved eventuelt tilsyn.
Delregnskap og sluttregnskap
Sluttregnskapet skal dekke krav om sluttregnskap i bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 6.3.6. Det skal også gi erfaringer om kostnader ved klimatiltak.
Delregnskap er et foreløpig regnskap, og ses i sammenheng med sluttregnskapet. Delregnskapet skal bekreftes, men det er tilstrekkelig med økonomisjef/økonomiansvarlig også i prosjekter der sluttregnskapet skal bekreftes av revisor.
Spørsmål i de ulike rapporteringsskjema
Det finnes ulike rapportskjema, avhengig av type prosjekt.
Utbetaling
Kommunene får som hovedregel utbetalt tilskuddet i etterkant av gjennomføring, på grunnlag av rapporter og bekreftet regnskap. Som hovedregel skal prosjektene være gjennomført og støtten utbetalt senest to år etter året tilsagnet ble gitt.
Kontakt oss
Dersom en annen skal rapportere enn den som sendte søknaden må det opprettes en ny bruker i søknadssenteret. Kontakt deretter Miljødirektoratet ved esshjelp@miljodir.no, for å knytte ny bruker til riktig sak.
Spørsmål og innspill til Klimasats-ordningen kan sendes til klimasats@miljodir.no
Du kan også ringe Kirvil Stoltenberg: 924 37 781 eller Ida Bjørkum: 995 01 787.