Styring og kontroll i virksomheten

Det er gjort flere endringer i organisasjonsstrukturen for å tilpasse organisasjonen til utfordringene vi står overfor. Vi jobber med å samkjøre og forbedre styringsprosesser for å sikre forenkling for avdelingene og en "rød tråd" i den faglige styringen i form av klare prioriteringer og strategiske valg som henger godt sammen på tvers av ulike styringsprosesser.

Risikostyring og analyser

Vi jobber kontinuerlig med å videreutvikle en risikobasert tilnærming i virksomhetsstyringen vår.  Vi har utarbeidet politikk for risikostyring i Miljødirektoratet, vedtatt høsten 2023, med formål om å etablere et helhetlig rammeverk for å identifisere, vurdere, kommunisere og styre risikoer, slik at vi jobber likt med risiko på tvers i direktoratet og sikrer at risikostyring brukes aktivt.

Risikostyring er integrert i direktoratets mål- og resultatstyring, og utføres samtidig med øvrige styringsprosesser. Vi bruker risikostyring som et verktøy for å motvirke forhold eller hendelser av vesentlig karakter som kan hindre vår måloppnåelse og vår etterlevelse av eksterne og interne krav og forventninger. Vi følger opp strategiske risikoer hvert tertial og har løpende oppfølging på avdelingenes prioriterte risikoobjekter. I tillegg risikovurderer vi større prosjekter som en del av prosjektstyringen. Vi bruker risikostyring som et verktøy for å følge opp effektbasert styring og for å oppnå våre mål.

Risiko- og sårbarhetsanalyse for Miljødirektoratet (ROS) ble sist oppdatert i 2021 og ble oversendt departementet. ROS belyser farekilder og trusler og viser uønskede hendelser som kan utløse en krise for Miljødirektoratet, eller som krever krisehåndtering fra oss. KLD har i styringsdokument for samfunnsikkerhetsarbeidet i virksomhetene underlagt Klima- og miljødepartementet blant annet stilt krav om oppdatering av ROS annethvert år. Styringsdokumentet trådte i kraft 1. januar 2024. Miljødirektoratet vil oppdatere ROS i henhold til retningslinjer fra KLD innen utgangen av juni 2024, og oversende oppdatert versjon til departementet.

Fellesføringer fra Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD)

Det er gitt tre fellesføringer i tildelingsbrevet for 2023.

Lærlinger

Vi har totalt syv lærlinger i Miljødirektoratet i dag, en økning fra seks i 2022. Fem er lærlinger i IT-driftsfag og to i innholdsproduksjonsfaget.  

Vi er medlem av Opplæringskontoret for statlige virksomheter (OK stat), og har etablert et samarbeid med en videregående skole om praksisplasser for elever innen informasjonsteknologi. To av våre andreårslærlinger i IT-driftsfag er meldt inn som faddere i pilotprosjektet Buddy i regi av OK stat. En av disse deltar også i rollemodellprosjektet i regi av DFØ/OK stat.

I tillegg har vi inngått et internship-samarbeid med Økonomisk institutt ved Universitetet i Oslo, der vi stiller som vertsinstitusjon for praksisstudenter. Statens naturoppsyn (SNO) har et samarbeid med Nord universitet om deltakelse i forelesninger og studentpraksis.

Sommeren 2023 ansatte vi 18 studenter i sommerjobber i direktoratet. 

Redusere konsulentbruk

Miljødirektoratet kjøper i hovedsak konsulentbistand til miljøfaglige utredninger-, evalueringer- og analyser, til juridiske utredninger og til IKT-utvikling. Kjøp av konsulentbistand til rekruttering, kommunikasjon og organisasjonsutvikling er, så langt det er mulig, erstattet med bruk av egne ansatte.

I 2023 har vi redusert kjøp av konsulentbistand til rekruttering, organisasjonsutvikling og kommunikasjon fra totalt 6,4 mill. kroner i 2022 til 3,1 mill. kroner i 2023;

• omfanget av konsulentkjøp til rekruttering er redusert med 150 000 kroner: fra 572 000 kroner i 2022 til 422 000 kroner i 2023,
• tjenestekjøp til kommunikasjonsrådgivning er økt fra om lag 1,2 mill. kroner i 2022 kr til 1,3 mill. kroner i 2023
• konsulentkjøp til organisasjonsutvikling er redusert med hele 3,3 mill. kroner: fra 4,6 mill. kroner i 2022 til ca. 1,3 mill. kroner i 2023.

Kjøp av konsulentbistand til miljøfaglige utredninger, evalueringer, samfunnsøkonomiske analyser og juridisk bistand har i sum økt med 28,2 mill. kroner i 2023: fra 207,5 kroner i 2022 til 235,7 mill. kroner i 2023. Årsaken til økningen er mangel på kapasitet i eget hus og behov for ekspertise til å løse utrednings- og utviklingsoppgaver som krever spisskompetanse.

Kjøpet av bistand til IKT-utvikling økte med 38,1 mill. kroner i 2023, fra 66,3 mill. kroner i 2022 til 104,4 mill. kroner i 2023. Økningen skyldes at vi har en meget presset driftssituasjon, og derfor er helt avhengig av å holde høyt trykk på digitaliseringen av arbeidsprosesser for å redusere behovet for økt bemanning som følge av økt oppgavemengde. For å redusere omfanget av konsulentkjøp til IKT-utvikling, ansatte vi fem IT-utviklere i løpet av 2023, og vi vil ansette fem til i løpet av 2024. Dette vil på sikt gi oss gevinster i form av økt kompetanse, økt sikkerhet og lavere sårbarhet på IT-området. Samtidig jobber vi med å modernisere og sikre virksomhetskritiske IT-løsninger med "gammel teknologi" og vi jobber med å gå over til å drifte løsningene i sky. I sum krever dette spesialkompetanse og kapasitet langt utover det vi har i eget hus, slik at vi er helt avhengig av å kjøpe ekstern bistand. For mer utfyllende forklaring, se omtale under prioritering 4 i kap. 3.2.

Desentralisert arbeid

Flertallet av våre ansatte har kontorsted i Trondheim og Oslo. Vi har også medarbeidere ved Norsk Polarinstitutt i Tromsø, og SNO er lokalisert i alle landets fylker. I tillegg har vi noen få ansatte som av ulike årsaker arbeider andre steder i landet.

Vi ser både fordeler og ulemper ved økt desentralisert arbeid. Det vil utvide rekrutteringsmarkedet og vi kan tiltrekke oss flere kompetente søkere. Samtidig vil økt desentralisert arbeid føre til store ressursmessige konsekvenser og flere andre utfordringer.

Etter drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene har vi fastsatt retningslinjer for desentralisert arbeid i Miljødirektoratet. Ved all nyrekruttering skal jobbanalysen inkludere en vurdering av om desentralisert arbeid er aktuelt, selv om desentralisert arbeid kun unntaksvis vil være aktuelt hos oss. Det skyldes de store merkostnadene og -belastningene det vil gi for ledelse, arbeidsmiljø og faglig samarbeid. I tillegg vil det gi betydelige ressursmessige og økonomiske konsekvenser.

Evalueringer

Evalueringer inngår som en del av virksomhetsstyringen i Miljødirektoratet, i styringsdialogen med KLD og i direktoratets styring av statsforvalterne. Evalueringer er et verktøy for å bidra til at vi hele tiden jobber effektivt og målrettet. Vi gjennomfører de evalueringene som gir mest nytte for direktoratet og som kan bidra til å redusere risiko for at vi ikke får gjort det vi skal eller at vi kan få gjort oppgavene våre med bedre resultater eller mer effektivt.

Det har vært gjennomført ni evalueringer i 2023:

• Effekt av handlingsplanene for dverggås
• Effekt av handlingsplanene for isbjørn
• Havforvaltning – faglig forum
• Arbeidet med oppdatering av vannforvaltningsplaner
• Klimasatsordningen
• Miljøstatus.no
• Pukkellaksarbeidet
• Refusjonsordningen for spillolje
• Veiledning og kommunikasjon med kommuner

Direktoratet skal evaluere følgende i 2024:

• Ordningen for bevaring av viktige friluftslivsområder gjennom sikring
• Refusjonsordningen for f-gasser
• Myndighetsfordeling mellom direktoratet og statsforvalter på forurensningsområdet
• Produktregisteret

Vi har som mål å utvikle systemet vårt for evalueringer slik at vi som direktoratet blir enda bedre på å velge ut evalueringer, gjennomføre dem effektivt, og følge opp anbefalinger i ettertid.

Revisjonsmerknader og tilsynsrapporter

Vi har mottatt Riksrevisjonens Revisjonsrapport om statlige virksomheters oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår i anskaffelser, Rapportert i Dokument 1 (2022-2023), som påpeker at vi bør bedre vår kontroll med leverandørenes etterlevelse av lønns- og arbeidsvilkår. I kraft av vårt ansvar for miljøforvaltningens strategiske innkjøpsfunksjon, jobber vi med å forbedre egne rutiner og med kompetansehevende tiltak for å sikre overholdelse av kravene til lønns- og arbeidsvilkår.

Vi har ikke mottatt andre revisjons- eller tilsynsrapporter som krever oppfølging.

Fakta om personellmessige forhold    

Oversikten under viser antall lederstillinger fordelt mellom kvinner og menn, samt utvikling i antall ledere og utvikling av sykefravær for perioden 2016-2023.

Antall lederstillinger fordelt mellom kvinner og menn, antall ledere og sykefravær i 2016-2023.

Lederstillinger  

Vi har en større andel kvinner enn menn i Miljødirektoratet. I 2023 hadde vi følgende kjønnsfordeling i lederstillinger:

• 53 prosent kvinner, en nedgang fra 57 prosent i 2022
• 47 prosent menn, en økning fra 43 prosent i 2022  

Sykefravær  

I 2023 økte sykefraværet i Miljødirektoratet. Dette antas å ha sammenheng med det generelle sykdomsbildes på smittsomme sykdommer i samfunnet i tiden etter koronapandemien og nedstengingen av samfunnet. Vi har vært skjermet og har mindre motstandskraft mot smittsomme sykdommer. Den samlede sykefraværsprosenten for 2023 er 4,8 prosent. Det er en økning fra året før hvor tallet var 4,1 prosent. Tallet for 2023 er nå over 2018-nivå, hvor tallet var på 4,6 prosent.

Antall ansatte

Tabellen under viser utvikling av antall ansatte, arbeidsforhold og avtalte årsverk over tid.

Antall ansatte viser det totale antallet personer som er ansatt i direktoratet, uavhengig av stillingsprosent eller arbeidstid. Det inkluderer både heltidsansatte og deltidsansatte.
Antall arbeidsforhold indikerer hvor mange separate arbeidskontrakter eller stillinger i direktoratet. Hvis en person har to deltidsstillinger i ulike seksjoner, vil det telle som to arbeidsforhold.

Avtalte årsverk måler den totale arbeidsinnsatsen basert på stillingsprosent og avtalt arbeidstid. Et årsverk defineres som en person i 100 prosent stilling i løpet av ett år.

Antall ansatte, arbeidsforhold og avtalte årsverk 2019-2023

Helse, miljø og sikkerhet

Vi hadde 15 personskader i 2023. Dette er en økning fra 10 i 2022 og 9 i 2021. Økningen i antall personskader har sammenheng med økt innmeldingsgrad.

13 av de 15 personskadene er relatert til arbeid i felt. Ingen av personskadene hadde høy alvorlighetsgrad eller krevde mye oppfølging.

I HMS-arbeidet har vi særlig oppmerksomhet på psykososialt arbeidsmiljø, hybrid arbeidshverdag, og tilgjengeliggjøring av informasjon og støtte.

I SNO lokalt vektlegger vi systematisk opplæring og vedlikehold av utstyr med mål om å få ned antallet personskader. For feltarbeid har vi styrket innsatsen på sikkerhetsopplæring i feltarbeid. I tillegg har vi videreført kvinnenettverket for feltarbeid siden kvinner er en betydelig minoritet i det operative feltarbeidet.

Vår internasjonale reisevirksomhet har holdt seg relativt stabil. Vi vektlegger å holde både nye og erfarne tjenestereisende oppdatert på sikkerhetsutfordringer knyttet til både personellsikkerhet og informasjonssikkerhet.

Vi tar stadig i bruk flere digitale støtteverktøy for å kunne videreutvikle, effektivisere og styrke det systematiske HMS-arbeidet for reisende og ansatte i felt.