Meldeplikten gjelder for fartøy som er underveis til en havn innenfor EØS-området med en bruttotonnasje på 300 eller mer. Fiske-, fritids- eller historisk fartøy som er under 45 meter i lengde er unntatt fra meldeplikten.

Dersom fartøyet vet hvilken havn den skal anløpe, skal meldingen om levering av avfall sendes minst 24 timer før anløp. Dersom fartøyet ikke vet hvilken havn som er neste anløpshavn, skal meldingen sendes så snart anløpshavnen er kjent. For reiser som varer under 24 timer, skal det meldes fra senest ved avgang fra forrige havn.
Dersom havnen ikke mottar en slik melding og leveringen fører til merkostnader, kan havnen kreve et tilleggsgebyr.

Meldingens innhold

Meldingen skal være i samsvar med dette standardskjemaet.

Fartøyet skal blant annet opplyse om type og mengde avfall som skal leveres. Avfallstyper skal oppgis i henhold til MARPOL-konvensjonen. Avfallet kan fordeles på kategoriene plast, matavfall, husholdningsavfall, matolje, aske fra forbrenning, driftsavfall, dyreskrotter, fiskeredskap, EE-avfall, lasterester som ikke er skadelige for havmiljøet og lasterester som er skadelige for havmiljøet. Meldeskjema skal også brukes til å melde inn levering av passivt oppfisket avfall.

Avfall i neste havn

Det skal også oppgis hva som er maksimal dedikert lagringskapasitet til avfallstypene som meldingen omfatter. Meldingen kan også brukes til å dokumentere om fartøyet har tilstrekkelig kapasitet til å helt eller delvis avvente levering til neste havn. Meldingen beskriver da mengden av avfallstypen som holdes tilbake og hvor mye som er forventet at blir produsert på veien til neste havn. Det skal også oppgis hvilken havn avfallet vil bli levert i. Selv om leveransen utsettes til neste havn, må fartøyet betale generelt avfallsgebyr i den havna som de befinner seg i.

Dersom det ikke kan fastslås at neste anløpshavn har tilfredsstillende mottaksordning eller hvis det ikke er kjent hva som er neste anløpshavn, kan Sjøfartsdirektoratet kreve at avfallet leveres før avgang, selv om oppbevaringskapasiteten anses tilstrekkelig.  

Definisjonen av havner inkluderer også oppankringsplasser i tilknytning til havnen. For skip som anløper en oppankringsplass i norsk havn, gjelder det særskilte unntak fra de ordinære pliktene. Fartøyene har verken meldeplikt eller plikt til å levere avfall ved slike anløp, og havnen skal som hovedregel heller ikke kreve avfallsgebyr. Bare dersom skipet faktisk leverer avfall til havnens mottaksordning ved oppankringen, kan gebyr kreves inn.

Rutegående fartøy med regelmessige havneanløp kan fritas fra:

• meldeplikten, og
• plikten til å levere avfall i hver havn på ruten,

dersom følgende vilkår er oppfylt:

• Det foreligger en ordning for levering av avfall og betaling av avfallsgebyr i én havn på skipets rute, denne havnen har en tilstrekkelig mottaksordning for det aktuelle avfallet.
• Ordningen kan dokumenteres gjennom inngått kontrakt med havn eller avfallsfirma, og mottakskvitteringer for levert avfall.
• Ordningen er meldt til alle havner på skipets rute.
• Ordningen er godkjent av havnen der avfallslevering og gebyrbetaling skjer.
• Ordningen har ikke negativ innvirkning på sjøsikkerhet, helse eller arbeids- og levevilkår.

Rederiet skal føre og holde oppdatert en liste i SafeSeaNet Norway over fartøy som er fritatt. Dokumentasjon som viser at alle vilkår er oppfylt, skal kunne legges fram for Sjøfartsdirektoratet ved behov.

Selv om et rutegående fartøy har fått fritak fra plikten til å levere avfall, gjelder dette bare så lenge avfallsmengden ikke overstiger fartøyets dedikerte lagringskapasitet underveis. Hvis fartøyet ikke har nok kapasitet – enten fordi det allerede er fullt, eller fordi det vil bli fullt før neste havn – skal avfallet leveres i havnen før fartøyet seiler videre.

Hvilke fartøy oppfyller vilkårene

Rutegående fartøy og regelmessige anløp er definert i forskriften. Fartøyet må være innenfor definisjonen av rutegående fartøy og oppfylle beskrivelsen av regelmessige anløp. Dette er skipstrafikk som følger en offentliggjort eller planlagt liste for avgangs- og ankomsttider mellom bestemte havner, eller jevnlige overfarter som utgjør en anerkjent ruteplan. Regelmessige havneanløp er gjentatte reiser med samme fartøy som følger et fast mønster mellom bestemte havner, eller som foretar reiser til å fra samme havn uten mellomliggende anløp, der anløp til samme havn skjer minst en gang hver fjortende dag.

I avfallsplanen så kan havneansvarlig med fordel både beskrive håndtering og oppfølging av rutegående skip der det er aktuelt. Det kan også vurderes om det er hensiktsmessig å lage en plan i samarbeid mellom de havnene som inngår i samme rute i samme region. Dette kan for eksempel være aktuelt for utskipingshavner for råvarer og industrihavner, godsruter eller cruisetrafikk.