Mange kommuner håndterer avfallstjenester i markedet. Dette kan være som egne aktiviteter (eget forretningsområde), eller gjennom tjenester som er sterkt integrert med tjenester tilknyttet husholdningsavfallet. I avfallsforskriften § 15-4 stilles det krav til at det skal foreligge separat regnskap for lovpålagt håndtering av husholdningsavfall og til fordeling av felles kostnader, dersom kommunen tilbyr avfallstjenester i markedet i tillegg til lovpålagt håndtering av husholdningsavfall.

Kommunen skal ha separat regnskap for lovpålagt håndtering av husholdningsavfall. Dette innebærer at dersom kommunen tilbyr avfallstjenester i markedet, i tillegg til lovpålagt husholdningsavfall, skal det hvert år utarbeides adskilte regnskap, både for resultat og balanse. Dette for å etablere et tydelig skille mellom den lovpålagte håndteringen av husholdningsavfall og avfallshåndtering i markedet. Et regnskapsmessig skille og dokumentasjon av kostnadene som fordeles til den lovpålagte delen av avfallshåndteringen, vil bidra til å unngå kryssubsidiering mellom lovpålagt og kommersiell virksomhet. Kostnadsfordelingen skal dokumenteres og kunne kontrolleres. Det foreligger ikke et krav om organisatorisk skille mellom virksomhetene.

Regnskapssystem foreligger i en rekke varianter med en rekke muligheter, og det er kommunen og/eller selskapet som må sørge for å innrette sin regnskapsføring på en måte som gjør det mulig med god oppfølging og kontroll i tråd med formålet for det regnskapsmessige skillet. Med regnskapssystem menes både det elektroniske regnskapssystemet som benyttes til registrering av transaksjoner (bokføring), og de regler og rutiner som ligger til grunn for behandling og oppfølging i forkant og etterkant av dette.

For de tilfellene hvor et (elektronisk) regnskapssystem har funksjonalitet for å kunne etablere et klart skille mellom kommersiell drift og den lovpålagte delen er dette tilstrekkelig, og det er ikke nødvendig med to separate regnskapssystem. Det legges da til grunn at skillet skjer for hver enkelt kostnads- og inntektspost i regnskapet, og at det benyttes fordelingsnøkler der hvor direkte fordeling ikke er mulig. Valg av fordelingsnøkler for de ulike postene må kunne begrunnes og dokumenteres.

Balansen kan avgrenses til netto sysselsatt kapital, dvs. drifts- og anleggsmidler, samt arbeidskapital. Dette innebærer at pensjonsforpliktelser og eventuelt utsatt skatt, dersom virksomheten er innenfor skatteplikt på dette området, kan holdes utenfor.

Nettokostnadene forbundet med lovpålagt håndtering av husholdningsavfall skal dekkes over avfallsgebyret. Med nettokostnader menes samlede kostnader ved den lovpålagte håndteringen av avfall fratrukket inntektene ved denne aktiviteten. Dette innebærer at de kostnader og inntekter som er direkte relatert til kommunens lovpålagte håndtering av husholdningsavfall (den ikke-økonomiske aktiviteten), samt en forholdsmessig andel av felleskostnadene og fellesinntektene dersom kommunen også selger avfallstjenester i markedet, skal inngå ved fastsettelse av avfallsgebyret. Relevante kostnader og inntekter er nærmere beskrevet under "Fastsettelse av avfallsgebyr" i steg 4.

Administrative kostnader tilknyttet selskapsorganene som ikke lar seg fordele direkte til det enkelte regnskap, skal fordeles forholdsmessig mellom den lovpålagte aktiviteten og den kommersielle delen. Dette vil også omfatte ledelses- og administrasjonskostnader, inkludert fordeling av styrehonorar.

Direkte fordeling

Kostnader og inntekter for håndtering av avfall skal fordeles direkte til den lovpålagte- eller den kommersielle aktiviteten, i den grad det er mulig å identifisere hvilken aktivitet kostnadene og inntektene hører til. Dette gjelder både faste og variable kostnader og inntekter som kan fordeles direkte til den enkelte aktivitet.

Forholdsmessig fordeling

Felleskostnader og -inntekter som ikke kan fordeles direkte til den lovpålagte eller den kommersielle aktiviteten, skal fordeles forholdsmessig. Ved en forholdsmessig fordeling i samsvar med regelverket vil man sikre etterlevelse av selvkostprinsippet, samt sikre rettferdig konkurranse for avfallstjenester i markedet. Hva som anses som «forholdsmessig» vil kunne variere blant annet etter hvilke kostnadskomponenter det er snakk om. Et eksempel på forholdsmessig fordeling av felleskostnader og - inntekter ved bruk av fordelingsnøkler er gitt i Vedlegg 1. Eksempel.

Fordeling av felles nettokostnader ut ifra faktisk bruk vil gi et godt uttrykk for forholdsmessig fordeling av nettokostnader. Fordeling etter faktisk bruk innebærer at nettokostnadene fordeles etter tonnasje ut ifra den prosentvise andelen henholdsvis lovpålagt aktivitet og kommersiell aktivitet utgjør. En forholdsmessig fordeling av felles nettokostnader basert på faktisk bruk er konkret, transparent og dokumenterbart, og ivaretar grunntanken bak kravet om forholdsmessig kostnadsfordeling; å sikre etterlevelse av selvkostprinsippet og å hindre ulovlig kryssubsidiering. Denne fordelingsnøkkelen vil være særlig godt egnet til å fordele felles kostnader ved den kapasiteten som er i bruk, men vil også være godt egnet til å fordele kostnader knyttet til en eventuell ubenyttet kapasitet i for eksempel et avfallsbehandlingsanlegg.

Det kan tenkes at det finnes andre nøkler enn etter faktisk bruk for fordeling av felleskostnader og –inntekter som også gir en forholdsmessig fordeling av felles nettokostnader i tråd med de aktuelle regelverkene. I så fall må det dokumenteres at fordelingsnøkkelen vil medføre en kostnadsfordeling som er i tråd med selvkostprinsippet i avfallsforskriften § 15-3 jf. forurensningsloven § 34, og at den ikke vil innebære ulovlig kryssubsidiering til fordel for den kommersielle aktiviteten. Valg av fordelingsnøkkel må i tillegg være transparent.

Kostnader tilknyttet behandling av avfall i markedet kan ikke belastes kommunens lovpålagte håndtering av husholdningsavfall. Tilsvarende kan ikke inntekter fra behandling av avfall i markedet godskrives kommunens lovpålagte håndtering av husholdningsavfall. Forskriftens § 15-4 understreker også denne siden av selvkostprinsippet. «Forurenser-betaler-prinsippet» medfører at innbyggerne betaler fullt ut for håndteringen av avfallet de genererer, noe som skal redusere avfallsmengden, og sikre mer materialgjenvinning og mer samfunnsøkonomisk avfallshåndtering.