Når du sender inn søknad om samtykke genereres skjemaet Annex IB automatisk basert på informasjonen i Annex IA. Annex IB er følgedokumentet til forsendelsen og er skjemaet som først blir forhåndsmeldingen og deretter mottaksbekreftelsen og behandlingsbekreftelsen.
En forhåndsmelding er en beskjed til myndighetene om at det skal skje en avfallsforsendelse. Forhåndsmeldingen skal sendes til alle involverte myndigheter senest tre virkedager før avfallsforsendelsen. Det betyr at hvis du forhåndsmelder en forsendelse mandag, kan du tidligst kjøre torsdag samme uke.
Miljødirektoratet aksepterer at forhåndsmeldte forsendelser kjører opp til 2 uker (14 dager) etter den varslede dagen. Dette er i tråd med både dansk og svensk praksis. Hvis tidspunktet for avfallsforsendelsen blir forsinket utover kjøreperioden, skal det sendes ny forhåndsmelding til myndighetene.
Til Miljødirektoratet forhåndsmelder du på e-post ved å sende inn Annex IB til transport@miljodir.no. Det er viktig at NO-nummeret samt bokstaven F står i emne-feltet på e-posten. Eksempel: NO 123456 F
I forhåndsmeldingen, som sendes senest tre virkedager før avfallsforsendelsen, skal følgende bokser fylles ut:
- boks 2 (serial number)
- boks 6 (actual date of shipment)
- boks 9 (waste producer)
Boks 5 (actual quantity), boks 7 (packaging) og boks 8 (carrier) skal fylles ut dersom dette er kjent.
Boks 15 skal normalt signeres når forsendelsen forhåndsmeldes. Forhåndsmeldingen kan sendes uten signatur dersom ikke all informasjon i boks 5, 7 og 8 er kjent ved forhåndsmelding, og det er eksportør (notifier) som skal sende den inn.
Boks 1-15 skal være fullstendig utfylt når avfallsforsendelsen forlater avfallsprodusenten. Dokumentet skal følge forsendelsen hele veien fra avfallsprodusent til mottaksanlegg, og det skal være ett originalt følgedokument per forsendelse. Følgedokumentet skal være tosidig.
Boks 6 skal endres til faktisk dato forsendelsen forlater avfallsprodusenten, dersom denne er ulik fra forhåndsmeldt dato. Den må være innen 14 dager fra den forhåndsmeldte datoen.
Boks 8 skal være utfylt og signert av transportør. Dersom flere transportører er involvert skal de signere i boks 8b og eventuelt 8c når de overtar ansvaret for forsendelsen.
Boks 15 skal signeres av eksportør, melder (notifier) eller avfallsprodusent når all informasjon i boks 1-14 er fylt ut. Den som signerer i boks 15 må være kjent med forsendelsens innhold, vekt m.m.
Boks 16 kan benyttes av personer involvert i forsendelsen, der det er ønskelig med mer informasjon. Det kan for eksempel være informasjon om antall containere og ID-nummer, toll-informasjon eller uforutsette hendelser.
I tillegg til følgedokumentet med original signatur, skal disse dokumentene følge forsendelsen:
- Kopi av samtykke og meldingsdokument fra mottakerlandets myndigheter
- Kopi av samtykke og meldingsdokument fra Miljødirektoratet
- Eventuelle samtykker fra transittland
Boks 20 og 21 fylles ut av tollmyndighetene ved grenseovergang dersom myndighetene krever det. Dette er ikke et krav i norsk regelverk.
Boks 18 fylles ut av mottaksanlegget for å bekrefte at avfallet er mottatt. En scannet kopi sendes på e-post til involverte myndigheter og eksportør innen tre dager etter at avfallet er mottatt. I emnefeltet til e-posten skal det stå NO-nummeret samt bokstaven M. Eksempel: NO 123456 M
Boks 19 fylles ut av mottaksanlegget når avfallet er ferdig behandlet. Kopi av ferdig utfylt følgedokument sendes på e-post til involverte myndigheter og eksportør innen 30 dager etter at avfallet er behandlet. I emnefeltet til e-posten skal det stå NO-nummeret samt bokstaven B. Eksempel: NO 123456 B
Originalt og utfylt følgedokument sendes til eksportør som skal oppbevare informasjonen om forsendelsen i minimum 3 år.
Hvis følgende endringer skjer, skal berørte myndigheter godkjenne endringen før forsendelsen gjennomføres:
- Dersom alternativ rute må benyttes grunnet ekstraordinære hendelser eller omstendigheter utenfor eksportørens kontroll
- Dersom forsendelsen må skje før det har gått tre dager