Saksforløpet er skjematisk vist i Figur 1. Den første fasen (trinn 1-3) er en skrivebordstudie (inkludert befaringer og intervjuer mm.) der formålet er å vurdere om grunnforurensning med farlige stoffer kan forekomme på området, enten som følge av dagens virksomhet (nåværende og eventuelt fremtidige utslipp) eller tidligere tiders hendelser og virksomheter.

I den andre fasen (trinn 4-7) skal bedriften utarbeide kart og profilsnitt som viser hvor på området det vil kunne inntreffe grunnforurensning og hvor det kan tenkes å forekomme grunnforurensning fra tidligere, samt spredningsveier og sannsynlig utbredelse av de antatte og potensielle forurensningene. Med utgangspunkt i dette hypotetiske forurensningsbildet skal bedriften dokumentere og rapportere forurensningsnivåene i grunn og grunnvann innenfor de aktuelle områdene. Dokumentasjonen kan enten være basert på nye eller på tidligere grunnundersøkelser.

Fase 2 skal alltid gjennomføres dersom fase 1 viser at det foreligger en mulighet for at det kan oppstå grunnforurensning med farlige stoffer som følge av virksomheten, eller at det finnes relevant historisk forurensning på området som bedriften plikter å kjenne til og dokumentere. Hvis ikke, avsluttes undersøkelsen med at bedriften sender en rapport for trinn 1-3 til forurensningsmyndigheten.

Vurderingen av behovet for å gjennomføre fase 2 gjøres i første instans av bedriften. Dersom konklusjonen blir at det ikke er nødvendig å dokumentere tilstanden i grunnen, vil grunn og grunnvann være å anse som upåvirket av farlige stoffer på rapporteringstidspunktet. Forurensningsmyndigheten vil ikke gi noen godkjenning av rapporten, men kan enten ta bedriftens konklusjon til etterretning, eller etterspørre ytterligere dokumentasjon og eventuelt en full tilstandsrapport.

Hvis konklusjonen fra fase 1 blir at det er nødvendig å gjennomføre grunnundersøkelser for å dokumentere forurensningsnivåene, skal bedriften oversende et undersøkelsesprogram til forurensningsmyndigheten, før undersøkelsene iverksettes. Dersom forurensningsnivåene ansees å være tilstrekkelig dokumentert i tidligere undersøkelser, kan bedriften ferdigstille tilstandsrapporten i henhold til trinnene 4,5 og 7 uten mellomrapportering fra fase 1.

Som vist i saksforløpet i Figur 1, vil tilstandsrapporten utgjøre en del av det kunnskapsgrunnlaget forurensningsmyndigheten bruker i behandlingen av en søknad om ny eller endret tillatelse. Tillatelsen vil kunne inneholde vilkår om forebyggende tiltak mot forurensning av grunn og grunnvann, samt krav til overvåkning. Dersom det er påvist eller mistanke om forurensning i grunn og grunnvann vil forurensningsmyndigheten også vurdere om det er behov for å følge opp med ytterligere undersøkelser eller tiltak.

Tilstandsrapporten og tilhørende rapporter og analysedata skal legges inn i Miljødirektoratets fagsystem, grunnforurensning.no.

Tilstandsrapporten skal tas med i bedriftens miljørisikovurdering og plan for risikoreduserende tiltak. Miljørisiko og forebyggende tiltak knyttet til grunnforurensning vil senere være gjenstand for tilsyn og kontroll.