Lag en prosjektplan
Kommunens administrasjon bør starte arbeidet med å utarbeide et oppstartsdokument eller en prosjektplan. Dette gjelder både første gang kartleggingen gjøres, og når det med jevne mellomrom tas en full revisjon av kartleggingen.
Prosjektplanen bør inneholde
- formål med arbeidet
- avgrensning av arbeidet
- oversikt over eksisterende kunnskap
- forslag til organisering
- opplegg for medvirkning
- framdriftsplan
- ressursbruk
- oppfølging og bruk
Forankre arbeidet politisk
Arbeidet må forankres både administrativt og politisk i kommunen. Det sikrer en felles forståelse av at dette er en temakartlegging for friluftsliv, som skal gi et godt kunnskapsgrunnlag for å vurdere friluftslivsinteresser opp mot andre interesser.
Prosjektplanen vil gi grunnlaget for en politisk beslutning om å sette i gang arbeidet, og vil fungere som mandat og arbeidsbeskrivelse for administrasjonen. Ved å involvere politikerne på et tidlig stadium, får også de eierskap til arbeidet.
Behandlingen kan skje i enten kommunestyret eller bystyret, eller for planutvalget eller formannskapet.
Organisere arbeidet
Prosjektplanen skal vise hvordan arbeidet er organisert.
Arbeidet bør organiseres som et prosjekt med prosjektleder, arbeidsgruppe og referansegruppe.
Prosjektleder
Prosjektlederen har ansvar for å lede arbeid og framdrift i tråd med prosjektplan.
Det betyr at prosjektlederen skal
- tilrettelegge og drifte arbeidsgruppen, inkludert å planlegge og kalle inn til gruppemøter
- tilrettelegge for møter med referansegrupper eller -personer
- digitalisere områdene i kart, utarbeide gode områdebeskrivelser og legge inn informasjon om områdene i kartverktøyet
- sikre kvalitet i arbeidet, inkludert at arbeidet følger metoden
- gjennomføre kvalitetssikring, for eksempel en enkel innspillsrunde
Arbeidsgruppe
Oppnevn en arbeidsgruppe som følger arbeidet tett.
Kartlegging og verdsetting handler om å systematisere kunnskap fra folk som kjenner friluftslivet i kommunen fra ulike perspektiv. Derfor er det viktig å få med hele bredden i friluftslivet. Tenk gjennom hvordan dette best kan ivaretas.
Kompetansen i arbeidsgruppa bør så langt det lar seg gjøre
- dekke kommunen geografisk
- dekke ulike friluftslivsinteresser
- ha representasjon fra begge kjønn og ulike aldersgrupper
- ha representasjon fra aktuelle deler av kommuneadministrasjonen som har kunnskap om og oversikt over arealbruk og friluftslivsinteresser
- ha med representanter fra lokale natur-, fritids- og friluftslivsorganisasjoner
Arbeidsgruppa bør ha maksimalt åtte deltakere, gjerne færre. Mange kommuner har gjennomført kartleggingen med ei kjernegruppe med tre til fem personer fra kommuneadministrasjonen. Gruppa har da blitt supplert med ulike ressurspersoner ved behov.
Arbeidsgruppa bør hente inn kunnskap fra andre der de mangler kompetanse eller kunnskap, for eksempel fra enkeltpersoner, velforeninger, skoler, barnehager og idrettslag. Det kan også være aktuelt å gjennomføre åpne møter eller bydels- eller grendemøter.
Arbeidsgruppa skal ikke ha representasjon fra andre særinteresser. Kartleggingen skal kun handle om friluftsliv. Friluftslivsinteresser vil vektes mot andre sektorinteresser i andre prosesser som omhandler arealbruk.
Referansegruppe
Vurder behovet for ei referansegruppe med aktuelle organisasjoner og ressurspersoner som har god oversikt over ulike typer friluftsliv i kommunen.
Ei referansegruppe kan være spesielt nyttig for kommuner som velger å ha en liten arbeidsgruppe bestående hovedsakelig av kommunalt ansatte.
Medlemmer i referansegruppa kan bestå av
- natur- og friluftslivsorganisasjoner
- forum for natur og friluftsliv
- idretter som driver sin aktivitet i naturomgivelser og har interesser i friluftslivsområder
- andre organisasjoner, som for eksempel grunneierlag og skogbruksnæringer med god kunnskap om lokalt friluftsliv
- instanser på kommunalt og regionalt som representerer helse, forurensning, natur og friluftsliv, kulturminner og kulturmiljø, idrett, skoler og barnehager.
- skoler og barnehager
Hvordan de ulike interessene blir representert og nyttiggjort i arbeidet, må tilpasses muligheten de har til å delta og følge opp. Et alternativ, eller et supplement, til referansegruppe kan være å gjennomføre åpne grendemøter, bydelsmøter eller liknende.
Ressursbruk og nivå på arbeidet
Hvor mye ressurser arbeidet krever, varierer med kommunens størrelse, både når det gjelder areal og antall innbyggere. Det vil også avhenge av om kartleggingen gjøres for første gang, eller om det er en revisjon av hele eller deler av kommunen.
Mange kommuner i Norge har få innbyggere og relativt oversiktlige arealer som brukes til friluftsliv. For slike kommuner kan det holde med en enkel kartlegging og verdsetting hvor arbeidsgruppen og enkelte ressurspersoner gjennomfører prosessen på kort tid.
Kommuner med store eller flere tettsteder, press på arealene og mer kompliserte bruksmønstre, vil ha behov for en mer omfattende prosess hvor innbyggerne i større grad blir involvert for å oppnå et best mulig resultat.
Grunnlagsmaterialet for arbeid med andre relaterte planer og kartlegginger vil påvirke hvilket nivå kommunen kan eller ønsker å legge seg på.
Prosjektledelse: Erfaring viser at en ny kartlegging krever 3-4 ukeverk for prosjektleder – fordelt over et kortere eller lengre tidsrom. For større bykommuner kan det beregnes det dobbelte.
Arbeidsgruppe: Erfaring viser at det vanligvis er behov for 4 – 10 ukesverk, avhengig av antall medlemmer i gruppa og hvor mange som bor i kommunen.
Revisjon: Revisjon tar som regel mindre tid enn ny kartlegging. Tidsbruken avhenger av flere ting, blant annet kvaliteten på kartleggingen revisjonen bygger på, kommunens størrelse og hvor store endringer som har skjedd siden forrige kartlegging.
Informer om arbeidet
Kommunen bør tidlig informere andre interessenter godt om prosessen og begrunne hvorfor den gjennomføres. Det gjøres for å unngå unødige misforståelser og for å avklare om andre ønsker å bidra i arbeidet.
Ta gjerne kontakt med aktive brukere av utmarka, som reindriftseiere, grunn- og skogeierlag.
Vær tydelig på at det kun er friluftsliv som skal kartlegges. Områdene skal kartlegges, beskrives og verdsettes uavhengig av politikk, planer og ønsket arealbruk.
Det er ikke en del av kartleggingen å veie friluftsliv mot andre interesser. Det finnes egne temakart for skogbruk, reindrift og flere andre tema.