Sikre medvirkning i hele prosessen

Opplegg for medvirkning bør framgå av prosjektplanen, se trinn I. Gode medvirkningsprosesser bidrar til å sikre kvalitet og helhet i kartleggingen, og ivareta befolkningens perspektiv. Sørg derfor for god involvering gjennom hele prosessen, både med kommuner, lag og organisasjoner og andre ressurspersoner.

Arbeidet med å innhente informasjon og kunnskap kan eksempelvis organiseres ved å avholde innspillsmøter med ulike aktører, eller ved å be aktørene om skriftlige innspill tidlig i prosessen.

Når ansvarlig arbeidsgruppe har laget et ferdig utkast til regional kartlegging, der områder er tegnet inn i kart og beskrevet i tråd med metodikken, bør fylkeskommunen åpne for innspill til et helhetlig utkast.

Send utkast på innspillsrunde

En innspillsrunde vil fungere som en form for «høring», og bør være en oppfordring til kommuner, lag og organisasjoner – og allmennheten for øvrig om å komme med innspill og synspunkter på underlaget som er laget. En slik innspillsrunde må som minimum gjennomføres for de som har vært involvert i arbeidet.

Kartverktøy for kartlegging av friluftslivsområder har en egen løsning for innspill som kan brukes for dette formålet. Løsningen for innspill i kartverktøyet åpner for at innspill kan gis rett i kartet i form av korte kommentarer. Det er også mulig å laste opp vedlegg med mer utdypende informasjon, og eventuelle bilder med innspill til endret geometri.

Fylkeskommunen må ta stilling til hvordan innspill skal skje som:

• Åpen innspillsrunde: Kartet formidles på fylkeskommunens nettsider sammen med en nyhetssak om pågående arbeid.
• Begrenset innspillsrunde: Kartet deles med aktuelle aktører.

Fylkeskommunen må beskrive arbeidet, formålet med innspillsrunden og eventuelle problemstillinger eller spørsmål det er særlig ønskelig å belyse.

Husk å ta vare på innspill i eget arkiv

Dokumentasjon på innspill som er komment inn må tas vare på i eget arkivsystem. Det er derfor lagt til rette for en funksjon som lister ut alle innspill som er kommet inn:

• Ta ut oversikt over alle innspill som er registrert i systemet og lagre denne i egne arkivsystem.
• Vurder om eventuelle vedlegg manuelt bør legges inn i arkiv – eller om det er tilstrekkelig at vedlegget kan finnes igjen i kartverktøyet.