Forankre arbeidet politisk i fylkeskommunen
Involver politikerne fra starten av for å sikre politisk eierskap til arbeidet. Dette er viktig for å sikre en best mulig gjennomføring av jobben med minst mulig rom for misforståelser. Ved oppstart bør det lages et saksframlegg der det tas stilling til oppstart av arbeidet.
Hovedpunkter til saksframlegget
Av saksfremlegget bør det gå tydelig fram
- hvorfor det er viktig å kartlegge store friluftslivsområder og turruter av regional betydning
- hva friluftslivskartleggingen er, og hva den skal brukes til
- hvordan kartleggingen spiller sammen med den kommunale friluftslivskartleggingen
- hvilke ressursbehov fylkeskommunen har for å gjennomføre arbeidet
- hvilket tidsperspektiv for arbeidet man ser for seg
Få tydelig fram at friluftslivskartleggingen skal være et faktabasert kunnskapsgrunnlag om nå-status, og at områder og turruter skal kartlegges og beskrives uavhengig av politikk, planer og ønsket arealbruk.
Utarbeide prosjektplan
Når politikerne har vedtatt oppstart av arbeidet, er det klart for å utnevne en prosjektleder som skal lede arbeidet i fylkeskommunen. Det er en fordel om prosjektleder er godt kjent i fylket, men det er ikke en forutsetning for å gjøre en god jobb.
Prosjektleder bør utarbeide en prosjektplan for arbeidet.
Innhold i prosjektplan
Prosjektplanen bør beskrive
- formålet med arbeidet
- organisering av arbeidet
- estimert ressursbruk
- plan for framdrift
- opplegg for medvirkning, herunder involvering av kommuner, frivillige organisasjoner og andre ressurspersoner se trinn åtte.
- hvordan det skal sikres helhetlig kartlegging også på tvers av fylkesgrenser
Legg fra prosjektplanen for politikerne slik at de er godt kjent med arbeidet som skal gjennomføres og hvordan prosessen skal være.
Politikerne bør jevnlig få en oppdatering om framdriften i prosjektet, og eventuelle problemstillinger som oppstår underveis.
- Etabler en arbeidsgruppe bestående av 3-5 personer som skal følge kartleggingsarbeidet tett.
- Inviter med interne og eksterne ressurspersoner som kan kontaktes ved behov, og som kan fungere som en ressursgruppe.
- En ressursgruppe bør bestå av personer som har kunnskap og ressurser som er nyttige for kartleggingen, og som kan fungere som «ambassadører» med eierskap til arbeidet.
Gjør arbeidet kjent
Når prosjektplanen er ferdig godkjent, kan arbeidet starte. Det er i oppstartsfasen viktig å gjøre arbeidet kjent.
Inviter med kommunene og relevante lag og foreninger
Fylkene er store geografiske enheter, og det er viktig at det tidlig etableres et nettverk med kontaktpersoner i alle fylkets kommuner, eventuelt også relevante lag og organisasjoner.
Forklar gjerne fordelene ved å samordne arbeidet med regional friluftslivskartlegging og revisjon av kommunal kartlegging.
Oppstartsmøte for kommuner og frivillige lag og organisasjoner
Vurder om det bør avholdes et felles oppstartsmøte for å informere om arbeidet og hvilke forventninger arbeidsgruppa har til de ulike aktørene. Inviter gjerne grunneierorganisasjoner inn i et oppstartsmøte, slik at de blir orientert om prosjektet og involveres i arbeidet.