1. Etablér en arbeidsgruppe med aktuelle representanter fra kommuneadministrasjonen. Gruppen kan eventuelt suppleres med andre ressurspersoner, som har god oversikt og kunnskap om friluftslivet i kommunen. Dette er en kartlegging på skrivebordet. Feltarbeid er i utgangspunktet ikke nødvendig.
2. Det bør tilstrebes at kompetansen om friluftsliv dekker kommunen godt geografisk, at kunnskap om ulike deler av friluftslivet er dekket, og at begge kjønn og ulike aldersgrupper er representert.
3. Arbeidsgruppen bør ha maksimalt åtte deltakere, gjerne færre. Eksempel: Mange kommuner har gjennomført arbeidet med ei kjernegruppe med tre til fem personer fra kommuneadministrasjonen. Gruppen har blitt supplert med ulike ressurspersoner ved behov.
4. Arbeidsgruppen bør hente inn kunnskap fra andre der de selv ikke har tilstrekkelig kompetanse eller kunnskap. Dette kan for eksempel være enkeltpersoner, lokalutvalg, velforeninger, skoler, barnehager og idrettslag. Det kan være aktuelt å gjennomføre åpne møter eller bydels- eller grendemøter.
5. Andre særinteresser bør ikke være representert i gruppen. Her er det viktig å ha skylappene på. Dette skal være en ensporet kartlegging av friluftslivsområder, en rent faglig temakartlegging. Vurdering opp mot andre interesser må tas i forbindelse med planlegging og saksbehandling, og avgjøres politisk i framtidige, aktuelle saker.
6. Enkelte kommuner har fått innspill om å ha med grunneiere og politikere i arbeidsgrupper eller referansegrupper. Det er i slike tilfeller viktig å understreke at en grunneier kan ha mye viktig lokalkunnskap å bidra med om friluftsliv på egen eiendom. Mange grunneiere er viktige bidragsytere for å tilrettelegge for allmennhetens friluftsliv, men det er kun denne kunnskapen som er relevant. Eiendomsgrenser er ikke relevant, og innblanding av eventuelle andre særinteresser og interesseavveininger skal ikke være en del av kartleggingen. Det er en viktig forskjell mellom å utarbeide en kunnskapsoversikt i et temakart, kontra en plan. En plan krever en helt annen medvirkning og prosess, er juridisk bindende og vedtas politisk.

• I små kommuner kan det være en utfordring å sikre tilstrekkelig bredde i arbeidsgruppen. Dette kan for eksempel være knyttet til alder, kjønn, kunnskap, kapasitet og ressurser. En god løsning kan være å ha en liten arbeidsgruppe på to til tre personer, og prosjektleder. Gruppen kan trekke inn andre med oversikt og lokalkunnskap i enkelte av sine møter, eller i et felles referansegruppemøte der utkast til kartlegging gjennomgås og suppleres.
• Legg opp en møteplan i starten av arbeidet der kommunen grovinndeles i ulike geografiske deler. Slik blir det oversiktlig å se når gruppen har behov for å supplere med ressurspersoner utenfra. Aktuelle ressurspersoner kan inviteres i god tid til gitte møtedatoer.
• Kommuner med lang kystlinje og mange aktive brukere langs og på sjøen, kan med fordel sette sammen en egen referansegruppe med aktuell representanter fra ulike friluftsinteresser i disse områdene. Tilsvarende kan være aktuelt for andre tema. Men arbeidsgruppen bør alltid være den som vurderer endelig verdsetting for samtlige områder som blir kartlagt. Dette for å sikre at verdi for hvert område settes ut i fra en totaloversikt over kommunen.

Eksempler på hvem som kan delta i en referansegruppe

• Enkeltpersoner, eller representanter fra lag og foreninger med kunnskap om friluftslivet i kommunen.
• Et alternativ til referansegrupper, er å gjennomføre åpne grendemøter eller bydelsmøter på kveldstid.
• Skoler og barnehager kan utgjøre en egen referansegruppe. Alternativt kan de kontaktes direkte for å tegne inn områder og opplysninger i kart. Hvis det finnes en gjennomført Barnetråkkregistrering, kan det hentes mye relevant informasjon derfra.
  
  Be gjerne om taletid på rektormøte i kommunen og ledersamling med barnehagene. Gi kort informasjon om hva kartleggingen er, og hvorfor det er viktig med kunnskap fra skole og barnehage. Dette gjør det enklere å sende over kartplott med oppdrag om inntegning av områder i etterkant. Kommunen kan for eksempel sende  lenke til Kart i skolen.