Et miljøstyringssystem er den delen av en virksomhets totale styringssystem som utformer, iverksetter og vedlikeholder virksomhetens miljøpolicy. Hensikten er å sette miljø- og klimaarbeid i system. Miljøstyringssystemet skal være forankret i ledelsen, og bestå av prosedyrer og rutiner som skal sikre høy miljøstandard i virksomheten.

Et godt miljøstyringssystem bør inkludere et kvalitetssystem med tilhørende dokumentasjon, vedtak, dataverktøy og rutiner som til sammen fordeler ansvaret for drift av miljøstyringssystemet, og sikrer at systemet fungerer i praksis. Kvalitetssystemet bør også legge til rette for evaluering og kontinuerlig forbedring av både systemet og miljøprestasjonene.

Et miljøstyringssystem vil minimum inneholde:

• Årlig miljøhandlingsplan
• Oppfølging av miljøhandlingsplanen gjennom året
• Årlig miljørapport som inneholder miljøregnskapet og vurderingen av dette. Eventuelt kan miljøstyringssystemet også ha kortere regnskapsperioder enn årlig, for eksempel kvartalsvis.

Miljøregnskapet kan også føres med kortere intervaller, for eksempel kvartalsvis.

Kommunen kan selv bygge opp et miljøstyringssystem etter gitte standarder, eller velge et miljøstyringssystem som sertifiseres av en tredjepart. Det kan lønne seg å sertifisere flere virksomheter samtidig, for eksempel rådhus, skoler og helseinstitusjoner. Se også på muligheten for å samarbeide med andre kommuner om prosedyrer og rutiner.

Kommunen kan også oppfordre og tilrettelegge for at private virksomheter i kommunen sertifiserer seg.

Det er ikke krav til at kommuner skal rapportere på bærekraft etter EUs direktiv for selskapers bærekraftsrapportering (CSRD). Veiledning om hvordan næringsliv og statlige virksomheter skal rapportere bærekraft kan være nyttig for kommuner som vil bygge opp et miljøstyringssystem.

Miljøsertifisering er en ekstern verifisering av miljøstyringssystemet, som gir omverdenen sikkerhet for at virksomheten arbeider systematisk med å redusere sin påvirkning på det ytre miljøet. Miljøsertifisering innebærer at virksomheten følger definerte standarder for oppbygging og oppfølging av miljøstyringssystemet.

Miljøfyrtårn er en norsk miljøsertifiseringsordning, som ikke stiller fullt så omfattende krav som den internasjonale standarden ISO 14001 og den europeiske standarden EMAS. Virksomheter som er sertifisert etter en av disse ordningene skal ha et velfungerende og godt dokumentert miljøstyringssystem.