Du kan spare kommunen for mye tid og arbeid ved å bruke samarbeidspartnere til å administrere utlånet, for eksempel:
- biblioteket
- en sykkelbutikk
- en idrettshall
Husk å beregne god tid hvis du skal jobbe med samarbeidspartnere, både når det gjelder utredninger og administrering av utlån.
I kommunene i Østfold skal bibliotekene stå for utlån og oppbevaring av syklene. Fordelen med å bruke biblioteker er at de fleste vet hvordan et bibliotek fungerer. Da blir det like enkelt å låne en elsykkel som å låne en bok.
Låntakerne ved biblioteket i Moss må signere en låneavtale før bruk av sykkelen.
Gjøvik kommune samarbeidet med lokal sykkelbutikk
Gjøvik kommune inngikk et samarbeidet med en lokal sykkelbutikk. Butikken håndterte utlån og oppbevaring av elsyklene, men ble etter hvert lagt ned. Dermed stoppet prosjektet opp for en periode. Nå har Gjøvik inngått et samarbeid med en lokal idrettshall som oppbevarer og administrerer utlånet.
I Gjøvik kommune signerer låntakerne en låneavtale om at de sykler på eget ansvar. Kontrakten inneholder punkter om låneperiode, ansvarlighet i trafikken, bruk av sykkelhjelm, låsing og tilbakelevering. De har også innført en egenandel på 2000 kr dersom sykkelen går tapt. Ved utlån går de gjennom en sjekkliste med låntaker, der de informerer om sykkelens funksjoner, demontering av batteri og bruk av lys. Ved innlevering har de en sjekkliste om blant annet elsykkelens tilstand.
Se evalueringen av elsykkelordningen som ble gjennomført i 2017 og 2018:
Lag ventelister
Sørg for å ha ventelister for de som vil låne elsykler. Mange kommuner har opplevd stor pågang, og ventelister gir et oversiktlig køsystem. Uten ventelister kan du risikere at reserverte sykler ikke blir brukt hvis låntakerne ikke henter dem.
Bestem lånetid
Lengden på utlån av elsykkel varierer hos kommunene. Hurum har åtte ukers utlån. I Moss kan du låne den én uke, og fornye lånet med én uke om det ikke er venteliste. I Gjøvik har de to uker. Gjøvik startet prosjektet med én måneds utlån, men gikk ned til to uker for at flest mulig skulle kunne prøve tilbudet.
Forsikring og låneavtaler
Hør gjerne med de innkjøpsansvarlige i kommunen når du skal vurdere forsikringer på elsyklene. De har ofte erfaring med hvilke forsikringer som trengs.
I Østfold faller elsyklene inn under kommunens forsikringsordninger, siden de eies av bibliotekene, og dermed er kommunal eiendom.
Gjøvik kommune har ingen forsikring på syklene, men låntakerne signerer en låneavtale om at de sykler på eget ansvar og at de betaler en egenandel ved tap av sykkelen.
I Hurum kommune er låntakeren selv ansvarlig for bruken av sykkelen. Ved normalt bruk er det ikke noe erstatningskrav. Hvis den blir stjålet, må låntaker derimot være forberedt på å bruke innboforsikringen.
I Hurum er låntakeren selv ansvarlig for bruken av sykkelen:
Spørreundersøkelser i forbindelse med utlån
Man kan ha undersøkelser både før og etter utlånet, som ser på forventninger, erfaringer og holdninger til elsykling.
Kommuner som låner ut elsykler til innbyggere for prøvekjøring, kan vurdere fremtidig klimaeffekt av tiltaket ved å spørre om låntakeren vil erstatte bilbruk med elsykkel etter prøveperioden.
Elementer man kan ha med i en spørreundersøkelse
- Hvilke holdninger hadde låntakeren til elsykler før prøvingen?
- Har låntakeren endret vaner etter å ha prøvd elsykkelen?
- Har bruk av elsykkelen erstattet bruk av bil i låneperioden?
- Vil låntakeren erstatte bilbruk med elsykling i fremtiden?
- Har låntakeren kjøpt egen elsykkel i ettertid?
- Hvor mange kilometer syklet låntakeren?
- Hvordan brukte låntakeren sykkelen, mellom hjem og jobb, i jobben, på fritiden osv.?
- Hvordan synes låntakeren at sykkelen fungerte?
- Hvordan synes låntakeren at låneordningen fungerte?
Tenk nøye gjennom hva man spør om, slik at spørsmålene ikke kan misforstås eller tolkes på flere måter. Ha gjerne med en introduserende tekst som forklarer bakgrunnen for og hensikten med spørreundersøkelsen.
Skedsmo kommune hadde en spørreundersøkelse om hvordan de ansatte i kommunen hadde brukt kommunale elsykler. Noen misforsto og trodde det dreide seg om erfaringer med elsykkel generelt.