Rammeavtale for innkjøp
Noen kommuner har inngått rammeavtaler med leverandører for innkjøp av elsykler.
Oslo kommune har utarbeidet en rammeavtale som de inngikk med en leverandør. Det er opp til de enkelte kommunale virksomhetene å kjøpe inn og administrere elsyklene. Oslo anbefaler at man undersøker om virksomhetene er interessert i å bruke elsykler, før man lager en rammeavtale.
Klima Østfold opplevde at de fikk til en god prosess da de skulle lage rammeavtale for alle kommunene i fylket. De inviterte aktørene på elsykkelmarkedet til dialogkonferanse for å utarbeide kravspesifikasjonen. Slik kunne de sikre høy kvalitet og produkter som de kunne stole på.
Elbilforeningen og Kirken Bymisjons sykkelverksted, Pedalen, var innom dialogkonferansen som rådgivere. Kravspesifikasjonen ble sendt på høring, noe som næringsaktørene satte pris på. Selv de som ikke fikk sine krav gjennom, var næringsaktørene likevel fornøyde fordi de hadde fått sagt sin mening og skjønte bakgrunnen for beslutningene som ble tatt. Østfold erfarte senere at elsyklene var så populære, at de i ettertid ser at de burde hatt med flere sykler i rammeavtalen. De hadde omtrent 200 i avtalen, men ser at de kunne hatt det dobbelte.
Skaffe god serviceavtale for elsyklene
Elsyklene må vedlikeholdes. Mange kommuner har derfor lagt inn serviceavtale som kriterium i anbudet på elsykler. Selgeren av syklene kan ofte tilby serviceavtale, men det er også mulig å gjøre avtaler med andre, som for eksempel en lokal sykkelbutikk eller sykkelreparatør. Noe vedlikehold kan kommunene også gjøre selv, derfor kan det være lurt å legge inn opplæring på generelt vedlikehold i innkjøpsavtalen.
Klima Østfold samarbeider med sykkelverkstedet Pedalen, et arbeidstiltak for mennesker med rusbakgrunn og/eller soningserfaring.
Erfaringen fra Klima Østfold er at de burde hatt en felles rammeavtale på service og vedlikehold, i tillegg til rammeavtalen for innkjøp av elsykler. Det er mange kommuner som er involvert og det veldig forskjellig hvordan kommunene løser vedlikeholdet. Mange kjøper sykler uten å tenke på vedlikehold.
Klima Østfold sier at hvis de hadde laget en pakkeavtale, ville det blitt enklere for kommunene. Det ville også blitt bedre for Pedalen som ville fått opp volumet på vedlikeholdet. Man trenger ikke nødvendigvis å kjøpe tjenester fra samme leverandør, men man burde ha en rammeavtale på plass for både kjøp og service.
Husk at syklene må klargjøres for sesongene. Hvis syklene skal brukes på vinteren, trenger de blant annet vinterdekk.