Opptak av webinar 10. september 2024 om rapportering til Miljødirektoratet.
Webinar: Hvordan rapportere til Miljødirektoratet?
Rapporteringskravene tilpasses det enkelte tiltaket og beskrives i tilsagnsbrevet. Gjennom rapporteringen innhentes også erfaringer som spres til andre som vil gjennomføre liknende tiltak.
All rapportering skjer i elektronisk søknadssenter. Logg inn med samme bruker som sendte søknaden.
Rapporten skal gi god informasjon om gjennomførte aktiviteter og hvilke resultater tiltaket:
har gitt hittil,
forventes å gi de neste tre årene, og
forventes å gi på lengre sikt.
Søker skal så langt som mulig beregne utslippseffekten i tonn CO2-evivalenter for de samme tre tidspunktene. Hvilke forutsetninger og aktivitetsdata som er lagt til grunn for beregningen skal oppgis. Det kan for eksempel være antall liter diesel som er byttet ut, antall fossile kjøretøy som er erstattet, antall anskaffelser hvor det er stilt klimakrav med videre.
Miljødirektoratets regneark for å beregne klimaeffekt av lokale klimatiltak skal benyttes dersom de er egnet for tiltaket som rapporteres. Dersom tilgjengelige regneark ikke kan benyttes, bør årsaken forklares.
Regnskap skal være bekreftet av økonomisjef/regnskapsansvarlig, kommunerevisjon eller ekstern revisor. Husk å angi rollen til den som har signert regnskapet. For tilskudd på 1 000 000 kroner eller mer skal sluttregnskap godkjennes av revisor, alternativt revisorbekreftes gjennom andre hensiktsmessige kontrollhandlinger. Det er ikke krav om en bestemt standard for revisorgodkjenning av regnskap. Kommunen bør planlegge for revisjonen fra starten av prosjektet.
Regnskapet skal vise:
Direkte kostnader, hentet fra kommunens regnskap, fordelt på område/kontogruppe eller lignende. Bilag skal ikke legges ved.
Spesifisert merverdiavgift
Arbeidstid, spesifiseres i antall timer per person og sats (inntil kr 600 per time for arbeidstimer frem til og med 31.12.2023 og inntil kr 700 per time for arbeidstimer fra og med 01.01.2024). Timelister skal ikke legges ved.
Totalkostnad, altså summen av direkte kostnader og eventuell arbeidstid som er del av prosjektet
Totalkostnad Klimasats dekker kun deler av kostnadene ved tiltaket. Totalkostnaden for prosjektet må derfor fremgå klart i regnskapet. Dersom de totale prosjektkostnadene blir lavere enn angitt i søknaden, dekker tilskuddet den prosentandelen som er oppgitt i tilsagnet.
Dekning av merkostnader For prosjekter der tilskuddet dekker merkostnad ved å oppfylle klimakrav, må det komme tydelig fram hvordan merkostnaden er beregnet. For større prosjekter, som bygg og anleggsplasser, ønsker vi et detaljert regnskap over merkostnaden ved å velge klimavennlig. Vi ønsker ikke regnskap for hele prosjektet.
Dekning av merverdiavgift Tilskudd kan bare dekke kostnader til merverdiavgift i de tilfeller der kommunen ikke får momskompensasjon eller har fradragsrett. Dersom utgiften ikke omfattes av kompensasjonsordningen eller fradragsrett, må dette beskrives tydelig i regnskapet.
Sensitiv informasjon, bilag og timelister Innholdet i søknad og rapport blir offentlig. Unngå derfor å legge ved sensitiv informasjon, som detaljerte timelister, tilbudsdokumenter eller kopi av bilag. Referer heller til innholdet i rapporten. Husk samtidig at regnskapsbilagene skal oppbevares i tråd med generelle regler om oppbevaring av bilag i bokføringsloven. De skal kunne fremlegges ved eventuelt tilsyn.
Delregnskap og sluttregnskap Sluttregnskapet skal dekke krav om sluttregnskap i bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 6.3.6. Det skal også gi erfaringer om kostnader ved klimatiltak.
Delregnskap er et foreløpig regnskap, og ses i sammenheng med sluttregnskapet. Delregnskapet skal bekreftes, men det er tilstrekkelig med økonomisjef/økonomiansvarlig også i prosjekter der sluttregnskapet skal bekreftes av revisor.
Spørsmål i de ulike rapporteringsskjema
Det finnes ulike rapportskjema, avhengig av type prosjekt.
Dette er teksten og spørsmålene i forprosjektrapporten:
Spørsmål
Hva er gjennomført?
Ble prosjektet gjennomført som planlagt (innhold/kostnader/gjennomføringsplan etc.)?
Hva er resultatene fra forprosjektet? Hvilket potensial for utslippsreduksjoner, muligheter og hindringer fant dere?
Gir resultatene fra forprosjektet grunnlag for å jobbe videre? Hva er i så fall planen?
Gjennomføring
Hvilke erfaringer har gjennomføringen av tiltaket gitt, som er nyttige for andre som skal gjennomføre lignende tiltak?
Lenker til nettsider eller lignende med informasjon om prosjektet
Vedlegg
Obligatoriske vedlegg
Bekreftet regnskap og eventuelt kommentar til regnskapet.
Ferdig forprosjekt (beslutningsgrunnlag/mulighetsstudie/analyse/annet resultat) skal legges ved rapporten.
Dette er tekstene og spørsmålene i sluttrapporten:
Velg prosjekttype
Forprosjekt - kryss her fører til et enklere rapporteringsskjema som er beskrevet under
Klimavennlig areal- og transportplanlegging
Klimavennlig transport – gjennomføring av tiltak
Klimagassreduserende tiltak i andre sektorer
Hva er gjennomført?
Gi en kort beskrivelse av hva som er gjennomført i prosjektet, gjerne punktvis.
Beskriv eventuelle avvik fra opprinnelig prosjektplan. Skjedde det noe, eller fikk dere kunnskap/erfaringer underveis, som gjorde at planer og tiltak måtte endres?
Lenker til nettsider eller lignende med informasjon fra prosjektet
Klimaeffekter
Gi en beskrivelse av resultatene fra prosjektet. Med resultater tenker vi særlig på reduserte klimagassutslipp, langsiktig overgang til lavutslippssamfunnet, oppslutning om klimatiltak, prioritering av klimaarbeid i kommunen, kompetanseheving, markedspåvirkning med mer. Husk å spesifisere enheter ved beregning av klimagassreduksjon.
Hvilke resultater har prosjektet ført til hittil?
Beregnet klimagassreduksjon i CO₂-ekvivalenter.
Hvilke resultater forventes i løpet av de neste tre årene?
Beregnet klimagassreduksjon i CO₂-ekvivalenter.
Hvilke resultater forventes på lang sikt, for eksempel fram mot 2030?
Beregnet klimagassreduksjon i CO₂-ekvivalenter.
Beskriv forutsetningene for beregningene gitt over
Gi en beskrivelse av bieffekter, for eksempel helsegevinster, støyreduksjoner, framkommelighet, samarbeidsrelasjoner internt og eksternt, helhetlig planlegging, kostnadsbesparelser. Beskriv også eventuelle ulemper og negative konsekvenser av prosjektet, på kort og lang sikt.
Hvilke bieffekter har prosjektet ført til, og hvilke effekter forventes på lengre sikt?
Erfaringer til hjelp for andre kommuner
Beskriv nyttige erfaringer som kan være til hjelp for andre. Viktige grep for å lykkes, organisering, nødvendig kompetanse, rollefordeling internt og eksternt, de viktigste prosessene, politisk behandling, tiltak, omfang, informasjonsarbeid, hindringer med mer.
Beskriv hvordan kommunen har jobbet med de ulike delene og fasene av prosjektet. Hvilke erfaringer har gjennomføringen av tiltaket gitt som er nyttige for andre som skal gjennomføre lignende tiltak?
Omtrent hvor mange ukeverk har kommunen(e) og eventuelt andre brukt til å gjennomføre prosjektet? Andre kommentarer til tidsbruk?
Hva kostet klimatiltaket? Vær så tydelig som mulig om hva de ulike delene av klimatiltaket kostet. Summer oppgis uten mva. Dersom du har fått støtte til merkostnader ved klimavennlig alternativ, beskriv hva disse merkostnadene var.
Hva slags kunnskap/informasjon skulle kommunen gjerne hatt mer av, eller hatt enklere tilgjengelig, for lettere å kunne gjennomføre prosjektet?
Innspill til ordningen
Har du innspill til Klimasats-ordningen? Søknadsskjema, informasjon, rapporteringskrav eller dette rapporteringsskjemaet?
Hvordan kan Miljødirektoratet gjøre det lettere for kommuner å planlegge og gjennomføre klimagassreduserende tiltak og omstilling til lavutslippssamfunnet?
Vedlegg
Obligatoriske vedlegg
Regnskap for hele prosjektet eller regnskap for merkostnader ved klimakrav.
Andre vedlegg
Dokumentasjon som underbygger rapporten, for eksempel analyser, beregninger, målinger, rapporter, kartlegginger, planforslag og bilder.
Dette er teksten og spørsmålene i delrapporten:
Velg prosjekttype
Klimavennlig areal- og transportplanlegging
Klimavennlig transport – gjennomføring av tiltak
Klimagassreduserende tiltak i andre sektorer
Hva er gjennomført?
Gi en kort beskrivelse av hva som er gjennomført i prosjektet.
Beskriv eventuelle avvik fra opprinnelig prosjektplan. Skjedde det noe, eller fikk dere kunnskap/erfaringer underveis, som gjorde at planer og tiltak måtte endres?
Hvilke erfaringer har dere gjort så langt? Hvilke tips ønsker dere å gi til andre som skal gjennomføre lignende tiltak?
Annet?
Vedlegg
Obligatoriske vedlegg
Regnskap for prosjektet hittil.
Andre vedlegg
Dokumentasjon som underbygger rapporten, for eksempel analyser, beregninger, målinger, rapporter, kartlegginger, planforslag og bilder.
Dette er teksten og spørsmålene i erfaringsrapporten:
Formålet med erfaringsrapporten er å samle erfaringer om resultater og effekter av klimatiltaket etter at det er etablert og har virket en stund. Eksempler kan være brukertall for sykkelparkering ved trafikknutepunkt, eller erfaringer med bruk av el-varebil over tid.
Spørsmål
Nå er det en tid siden klimatiltaket ble etablert. Hvilke erfaringer har kommunen gjort seg i etterkant av etableringen?
Hvilke målinger og tellinger er gjennomført etter etablering, og hva forteller disse sammenlignet med målinger og tellinger før etablering av tiltaket? For ladepunkter: Hvor mange elbiler har kommunen nå og hvor mange hadde den før tiltaket ble gjennomført?
I sluttrapporten rapporterte dere på beregnet klimagassreduksjon de neste tre årene og på lang sikt. Basert på erfaringene så langt, vurderer dere klimaeffekten av tiltaket annerledes nå?
Har tiltaket hatt andre virkninger som ikke er rapportert tidligere? Her tenker vi på virkninger som går ut over reduksjon av klimagassutslipp som for eksempel holdninger, klimabevissthet, arbeidsmåter, forankring og organisering av arbeidet.
Vedlegg
Du kan laste opp dokumentasjon som underbygger rapporten.
Kommunene får som hovedregel utbetalt tilskuddet i etterkant av gjennomføring, på grunnlag av rapporter og bekreftet regnskap. Som hovedregel skal prosjektene være gjennomført og støtten utbetalt senest to år etter året tilsagnet ble gitt.
Endre person som skal rapportere?
Dersom en annen skal rapportere enn den som sendte søknaden må den nye ansvarlige ha eller opprette en bruker i søknadssenteret. Deretter kan dagens ansvarlige endre søknadseier til ny ansvarlig. Alternativt: Kontakt Miljødirektoratet ved klimasats@miljodir.no.
Bare én person kan ha tilgang til rapporterinskrav og aksept i elektronisk søknadssenter.
