Problembeskrivelse

En fallgruve i utredninger er å gå direkte til løsningen på et problem. Dette kan føre til at en velger tiltak som enten bare løser det faktiske problemet delvis, eller ikke i det hele tatt. Prioritering av tid på å få en god problemforståelse, vil lønne seg på sikt og gi et bedre beslutningsgrunnlag
Det første steget er å identifisere hvilke(t) problem(er) som skal løses i denne perioden, handlingsplanen, områdereguleringen mv., hvor det offentlig bør iverksette tiltak. Her er det nyttig å beskrive og gjøre noen anslag på sentrale forhold. Dette kan si noe om hvor stort problemet er, hvor alvorlig det er og hvem som blir berørt.

Dagens situasjon/nullalternativet

Informasjon fra problembeskrivelsen vil også kunne bidra inn i nullalternativet. Dette er en beskrivelse av dagens situasjon og forventet utvikling uten nye tiltak. Dette er alternativet som vil være sammenligningsgrunnlaget for å vurdere virkningene av de foreslåtte tiltakene.
Innholdet i nullalternativet er en realistisk presentasjon av hva som vil skje om man ikke iverksetter nye tiltak. Det som skal inngå her er relevante drifts- og vedlikeholdskostnader og eventuelle tiltak som allerede er satt i gang eller har fått tillatelse/finansering.

Sette mål

Hvilken fremtidig tilstand ønsker man å oppnå? For å sette mål tar man utgangspunkt i problemene man ønsker å løse med et eventuelt tiltak. Avhengig av prosess og størrelsen på problemet, så kan man også velge å formulere mål for kommunen eller fylket som helhet og/eller for en eller flere målgrupper. I denne sammenheng vil det ofte være mål om klimagassreduksjon og/eller energieffektivisering.

Her er det viktig å tenke "utenfor boksen". Det tiltaket en har tenkt seg ut, trenger ikke å være det beste. Det kan være andre tiltak eller kombinasjoner av tiltak som gir større verdi for samfunnet til en lavere kostnad.
Det er viktig å tenke bredt i starten, der en kan vurdere ulike typer og kombinasjoner av tiltak. De må også være innenfor det handlingsrommet og budsjettrammene en har innenfor sin virksomhet.

Under dette spørsmålet skal vi vurdere om tiltakene som vurderes vil kunne reise noen prinsipielle spørsmål. Er det noen viktige, grunnleggende prinsipper eller verdier vi som samfunn ønsker å overholde og leve opp til? Dette kan være forhold som kan påvirke valg av tiltak, enten ved å gjøre de uaktuelle eller endre forutsetningene for et tiltak. Det kan for eksempel være personvern og integritet, rettsikkerhet, tiltak som særskilt berører urfolk, barn og lignende. Dette må vurderes og fremkomme i utredningen dersom det er slike forhold til stede

I denne delen av utredningen skal man beskrive de forventede virkningene av tiltakene, både positive og negative, for alle de berørte grupper av samfunnet.

Start med å identifisere hvem som blir berørt av tiltak(ene). Det kan for eksempel være personer eller grupper innad i kommunen, andre offentlige virksomheter, næringsliv, organisasjoner, kommunens befolkning og/eller hele regionen eller landets befolkning. Spesielt virkninger på klima og miljø vil typisk kunne påvirke hele samfunnet. Dersom det er naturverdier av regional og nasjonal verdi vil det være henholdsvis den regionale og nasjonale befolkningen som blir berørt, enten positivt eller negativt, av tiltaket.

Alle relevante virkninger av tiltaket skal beskrives, både ønskede virkninger og andre virkninger (eventuelle ulemper). Hvor grundig en her går til verks i beskrivelse av virkningene avhenger av både hvor store virkningene er forventet å være, jf. omtale om prinsipp om forholdsmessighet over (se mer i kap. 2.2 i Utredningsinstruksen).

Start med å bruke tilgjengelig kunnskap og så langt det er mulig prøv å pris- eller tallfeste virkningen. Tallfestede virkninger bør oppgis i årlige størrelser for den perioden man forventer at de skal inntreffe (nåverdiberegning, DFØ, 2024). Det er også her mulig å bruke grove estimater eller intervaller. Det må klart og tydelig fremkomme hvilke forutsetninger anslagene er basert på og hvilke usikkerheter disse anslagene har. Virkningene som ikke kan pris- eller tallfestes skal beskrives kvalitativt. Beskriv også hvordan man forventer at konsekvensene kan utvikle seg over tid. Virkningene av tiltakene er enten positive (nyttevirkninger) eller negative (kostnadsvirkninger). 

Her skal en komme til en konklusjon om hvilke tiltak man anbefaler å gjennomføre, ev. hvilke man ikke anbefaler. Det anbefalte tiltaket bør være det som gir størst samlede positive virkninger i forhold til samlede negative virkninger for samfunnet. I anbefalingen skal avveiningen mellom de ulike virkningen for tiltakene fremkomme, samt hvilken grad av måloppnåelse de ulike tiltakene er forventet å få.

Graden av måloppnåelse kan variere mellom tiltakene, og det kan være målkonflikter, for eksempel mellom klima og naturhensyn. Slike målkonflikter bør beskrives for beslutningstakerne.

Fordelingsvirkninger og prinsipielle hensyn skal ikke påvirke rangeringen av tiltak. De kan likevel ha stor betydning og få betydning for hvilket tiltak som anbefales til slutt. Det viktige er at alle forutsetninger og avveininger som utredningen bygger på kommer frem i anbefalingen.

Utredningen har bygget på flere forutsetninger for å lykkes med tiltaket. Det kan blant annet være forhold knyttet til styring, organisering, ansvarsforhold, finansiering mv.

Det kan være nødvendig å synliggjøre nødvendig kapasitet, tidsrom og ressurser for å kunne gjennomføre selve tiltaket. For kommuner og fylkeskommuner, som er presset både på ansatte og økonomiske ressurser, vil et tiltak ta ressurser fra andre deler av virksomheten. Det er derfor viktig å være så tydelig som mulig om hva et tiltak vil kreve for å kunne gjennomføres. Dersom tiltaket også krever en spesiell kompetanse, bør dette også fremkomme.