8.2 System for rapportering på bærekraftskriterier
For å kunne fremlegge pålitelige opplysninger om bærekraftskriterier i rapporten til Miljødirektoratet, bør omsetter etablere effektive systemer for å innhente og oppbevare tilstrekkelig og relevant informasjon. Det anbefales at den rapporteringspliktige virksomheten oppnevner en kontaktperson med ansvar for rapportering på biodrivstoff og flytende biobrensel.
Alle aktører i forsyningskjeden bør etablere et dokumentasjonssystem, det vil si et kontrollerbart system for å dokumentere opplysninger som videresendes i forsyningskjeden og sikre overholdelse av kravet om bruk av massebalansesystem. Omsetter skal kunne fremskaffe dokumentasjon om blant annet overholdelse av aktuelle bærekraftskriterier og klassifisering av råstoff, og denne dokumentasjonen skal fremlegges for Miljødirektoratet på forespørsel, jf. produktforskriften § 3-10 syvende og åttende ledd. Omsetter må sørge for at alle aktørene i forsyningskjeden oppbevarer dokumentasjonen i minst fem år etter den enkelte transaksjonen av råstoffet, drivstoffet eller brenselet. Dokumentasjonen skal stilles til rådighet ved kontroll eller revisjon.
Det er god praksis å:
- Holde løpende kontakt med aktører i forsyningskjeden for å sikre bevissthet om behovet for samarbeid og kontrollerbar dokumentasjon om overholdelse av kravene.
- Presentere data på en tydelig måte og så konsekvent som mulig i løpet av årene (men med rom for forbedring av metoden).
- Fjerne unødvendig kompleksitet fra opplysninger.
- Ha gode rutiner for internkontroll.
- Dokumentere eget system (hvem gjør hva, når, etc.).
- Minimere manuell overføring av data.
- Sikre sporbarhet av data over tid for lettere å identifisere eventuelle feil.
Se for øvrig kapittel 9 om massebalanse for nærmere beskrivelse av kravet til massebalansesystem og retningslinjer for praktisering av dette.