Det er viktig at planarbeidet er godt forankret, både i kommunens administrative ledelse og blant politikerne som skal vedta planen og avgjøre hvordan den skal brukes. Det er også viktig å sørge for at planarbeidet er godt kjent blant organisasjoner og interessenter i kommunen.

Miljødirektoratet anbefaler at planen utarbeides som kommunedelplan etter plan- og bygningsloven. Det sikrer at arbeidet følger faste prosedyrer og krav til medvirkning på gitte tidspunkter, og at den blir vedtatt politisk. En politisk vedtatt kommunedelplan med oppfølgende handlingsplan er viktig for at planen skal ha legitimitet og at videre innsats blir prioritert.

En del av planarbeidet vil bestå i å få fram informasjon om naturområder av lokal verdi. Dette er ofte områder som ikke fanges opp i ordinær naturtypekartlegging. Kommunen er derfor avhengig av medvirkning for å få til et godt kunnskapsgrunnlag. Informasjonsmøter, feltbefaringer og egne møter der man tar for seg kommunekartet, kan være nyttig for å få innspill fra organisasjoner og innbyggere. Kommunen bør åpne for muntlige og skriftlige innspill utenom møtene.

Det er ingen spesielle krav til organiseringen av planarbeidet. De fleste kommunene som deltok i pilotprosjektet, valgte å organisere arbeidet som et prosjekt. Arbeidet ble fulgt opp gjennom arbeidsgruppe, styringsgruppe og eventuelt referansegruppe, mens en fast saksbehandler det det daglige ansvaret for framdriften. Rådene nedenfor bygger på erfaringer fra kommuner som deltok i pilotprosjektet.

Arbeidsgruppe:

Medlemmene av arbeidsgruppa er saksbehandlerens nærmeste støttespillere og rådgivere. Gruppa bør bestå av ansatte fra kommuneadministrasjonen, og både naturfaglig og planfaglig kompetanse bør være dekket opp. Medlemmene bør aktivt ta et medansvar både for framdrifta i arbeidet og innholdet i planen, og det er derfor viktig at de har fått satt av tid til arbeidet. Gruppa bør ikke være for stor; en praktisk størrelse er rundt 3-5 medlemmer.

Styringsgruppe:

Gruppa har ansvaret for å styre prosjektet, at prosjektet blir prioritert i organisasjonen og at det kommer i mål. Styringsgruppa kan bestå av for eksempel planutvalget i kommunen eller av en sammensetning av administrative ledere og/eller politikere.

Referansegruppe:

Samarbeid med interessenter kan foregå på ulike måter, og noen av kommunene var godt fornøyd med å ha møter, workshops og direkte dialog uten at det var opprettet ei formell referansegruppe. En fordel med å organisere interessepartene i ei fast, rådgivende gruppe, er imidlertid at man sikrer at alle får den samme informasjonen. Aktuelle deltakere kan være representanter for miljøorganisasjoner, grunneierorganisasjoner, samiske foreninger, velforeninger mv., og man kan også invitere med offentlige myndigheter, for eksempel nabokommunen.

Sammensetningen av referansegruppene har variert en del. En av kommunene hadde ei referansegruppe med to medlemmer. De var fra fylkesmannen og fylkeskommunen, og de bidro med råd i planarbeidet.