Styring og kontroll i virksomheten

Vi jobber hele tiden med å forbedre styringen av aktiviteter, økonomi og bemanning, slik at vi følger opp føringene i styringsdokumentene fra KLD og statsbudsjettet. Vi har gjort flere endringer i organisasjonsstrukturen for å møte utfordringer vi står overfor.

Vi fokuserer på å sikre effektive og ryddige styringsprosesser, og en intern virksomhetsstyring som sikrer helhetlig faglig styring. Dette innebærer klare prioriteringer og strategiske valg som er godt integrert på tvers av ulike styringsprosesser.

Risikostyring og analyser

I 2024 har vi fulgt opp den interne politikken for risikostyring som vi vedtok i 2023, og jobbet helhetlig med å identifisere, vurdere, kommunisere og styre risikoer. Dette bidrar til at vi håndterer risiko på en mer ensartet måte i direktoratet og bruker risikostyring aktivt.

Risikostyring er en integrert del av direktoratets mål- og resultatstyring og inngår i alle styringsprosesser. Vi bruker det som et verktøy for å forebygge hendelser som kan hindre måloppnåelse og etterlevelse av interne og eksterne krav.

I starten av året identifiserer vi risikoområder på direktoratets nivå, som viser hvor utfordringene er størst i oppfølgingen av tildelingsbrevet og hovedinstruksen fra KLD, samt hvilke driftsoppgaver som er særlig krevende. Status på vårt risikobilde er et fast tema i etatsstyringsmøtene med KLD. Der oppdaterer vi departementet om endringer i risikobildet og fremhever de mest kritiske forholdene som bør løftes.

I 2024 har vi videreutviklet risikostyringen hos embetene innen klima- og miljøområdet, med særlig fokus på områder der risikoen er størst for å ikke levere i tråd med resultatmålene i tildelingsbrevet og de faste oppgavene i hovedinstruksen til statsforvalter.

Risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS) for Miljødirektoratet ble sist oppdatert i 2021 og oversendt departementet. I 2024 ble ROS gjennomgått og justeringer ble omhandlet som et tilleggsdokument til ROS fra 2021. Dette vedlegget ble oversendt til departementet. ROS belyser farekilder og trusler og viser uønskede hendelser som kan utløse en krise for Miljødirektoratet eller kreve krisehåndtering. Klima- og miljødepartementet (KLD) har i sitt styringsdokument for samfunnssikkerhetsarbeidet stilt krav om oppdatering av ROS annethvert år. Miljødirektoratet planlegger en større revisjon av ROS i 2025.

Fellesføringer fra Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD)

Systematisk og helhetlig arbeid for å redusere klimagassutslipp, naturfotavtrykk og energibruk  

Miljødirektoratet sine overordnede mål og tiltak for å redusere egen miljøbelastning fremgår i vår politikk for intern miljøledelse, som ble revidert i 2024. For hvert innsatsområde; innkjøp, avfall, reisevirksomhet, og bygg og energi, vedlikeholder vi status og setter mål og tiltak. Miljødirektoratet sine kontorer i Oslo og Trondheim er sertifisert på miljøledelse gjennom Miljøfyrtårnordningen. Miljødirektoratet har vært sertifisert siden 2018 og ble høsten 2024 resertifisert for tre nye år.

I 2024 opprettet Miljødirektoratet et miljøledelsesteam for å styrke vårt interne miljøledelsesarbeid. Hovedoppgavene til teamet er å; ​

• Bidra til at organisasjonen etterlever vår interne miljøledelse​
• Ha oversikt over status på nøkkelområder​
• Kommunisere aktiviteter, opplæring og bevisstgjøring etc. knyttet til intern miljøledelse overfor medarbeidere i direktoratet, herunder eventuell involvering av tillitsvalgte (IDF)​
• Ivareta Miljøfyrtårn; årlig rapportering og resertifisering hvert tredje år​
• Rapportering i forbindelse med årsrapport til KLD​

Teamet jobber med innsikt, oppfølging og løpende tiltak. Miljøledelsesteamet består av personer på tvers av direktoratet som til daglig jobber med drift eller miljøfag relevante for miljøarbeidet. Dette bidrar til at miljøarbeidet er forankret i de seksjoner som til daglig ivaretar våre satsningsområder.

Miljøledelsesarbeidet er forankret i ledelsen ved årlig gjennomgang av rapporten Ledelsens gjennomgang – miljøledelse; mål og tiltaksplan for direktoratets interne miljøarbeid 2024/2025.  På vårt intranett har vi en egen side for miljøledelse der vi gjør ansatte oppmerksom på retningslinjene og resultater av miljøledelsesarbeidet. Der viser vi også til at ansatte kan melde inn avvik eller forbedringer på vår miljøledelse.

Miljødirektoratet sitt energibruk er knyttet til bruk av strøm og fjernvarme i våre lokaler. Miljødirektoratet leier lokaler i henholdsvis Oslo, Trondheim og Svolvær. I tillegg leier SNO en rekke lokaler rundt om i landet. For kontorene i Oslo og Trondheim er det tett og fortløpende kontakt med huseier om energibruken i bygningene.

I 2024 utarbeidet Miljødirektoratet sitt første klimagassregnskap. I denne første versjonen av klimagassregnskapet har vi inkludert utslipp fra drivstofforbruk, strøm og fjernvarme, og tjenestereiser med fly og tog. I vår virksomhet er det særlig drivstofforbruk og tjenestereiser med fly som gir betydelig utslipp. Tjenestereiser med fly er allerede inkludert som et satsningsområde i vår "Intern miljøledelse".

Drivstofforbruket kommer av at SNO er avhengig av å bruke båter, tjenestebiler, snøskutere og motorisert skjøtselsutstyr for å gjennomføre sitt arbeid ute i felt. I tråd med intern miljøledelse tilstreber SNO å bruke transportmidler og verktøy med mest mulig miljøvennlig teknologi. SNO benytter allerede el-varebiler til bynære oppdrag. Den teknologiske utviklingen er ikke kommet langt nok til at SNO sine biler som brukes til feltoppdrag kan være elektriske alle steder i landet, men fra 2025 vil SNO ha mellom 10 og 15 elektriske biler i bilparken. Egnede elektriske snøskutere finnes foreløpig ikke i markedet, men både snøskuter- og fossilbilparken er relativt ny og oppfyller strenge miljøkrav mht. bl.a. utslipp. Miljødirektoratet stiller også miljøkrav når vi oppgraderer eller erstatter båter. SNO jobber kontinuerlig med digitalisering av ulike funksjoner og operasjoner i feltarbeidet, og dette vil på sikt føre til mer effektivitet og mindre behov for transport.

Å utarbeide et klimagassregnskap er en kontinuerlig prosess, og vi skal fortløpende forbedre både kvalitet og omfanget av klimagassregnskapet.  

Klimagassregnskap for Miljødirektoratet for perioden 2023-2024  

Arbeid med naturfotavtrykk er generelt umodent i samfunnet, og Miljødirektoratet har for lite kjennskap til vårt eget naturfotavtrykk.

Positiv utvikling i antall ansettelser av personer med funksjonsnedsettelse  

Vi ser en positiv utvikling i antall ansettelser av personer med funksjonsnedsettelse og/eller har hatt fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring. Totalt antall ansettelser i 2024 er 176, hvorav seks personer har funksjonsnedsettelse og/eller har hatt fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring. Dette utgjør 3,4 prosent, som er omtrent på samme nivå som tidligere år. 

Miljødirektoratet har veletablerte rutiner for å sikre at definerte grupper ikke blir direkte eller indirekte diskriminert, og vurderer alltid om det er mulig med positiv særbehandling av søkere med funksjonsnedsettelse og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring, søkere med innvandrerbakgrunn og søkere over 50 år. I det videre redegjør vi i tråd med fellesføringen kun for søkere med funksjonsnedsettelse og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring.

Vi har samarbeid med NAV og særskilt informasjon ved utlysing og vurdering av søkere. Vi gjennomgår årlig hvordan jobbannonsene er utformet, for å sikre at ikke formuleringene i seg selv ikke forhindrer at denne målgruppen søker.

Hvis søkere har krysset av for at de har funksjonsnedsettelse og/eller fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring, gjøres det en særskilt vurdering av disse og det skal alltid innkalles minst en søker fra gruppen så fremt de er kvalifiserte.

Miljødirektoratets kontorarbeidsplasser har universell utforming, og kontorarbeidsplassene skal sikre at ulike hms-hensyn blir ivaretatt og tilrettelagt for.

Redusere konsulentbruken  

Miljødirektoratet bruker i hovedsak konsulenttjenester til miljøfaglige utredninger, evalueringer og analyser, i tillegg til juridiske utredninger og til IKT-utvikling. Der det er mulig, har vi redusert bruken av konsulenter innen rekruttering, kommunikasjon og organisasjonsutvikling, og i stedet brukt egne ansatte.

I 2024 reduserte vi samlet kjøp av konsulentbistand med 32,8 millioner kroner (9,6 prosent) sammenlignet med 2023, fra 343,2 til 310,3 millioner kroner i 2024.  

Utvikling av konsulentbruken i perioden 2023-2024

Den største reduksjonen gjelder miljøfaglige utredninger, evalueringer, samfunns-økonomiske analyser og juridisk bistand (673 Kjøp av andre konsulenttjenester), som er redusert med 45,1 millioner kroner sammenlignet med 2023:

• Kjøp av utredninger, analyser og evalueringer er redusert mest, med til sammen 57 millioner kroner.
• Bistand til spisskompetanse på IT, prosjektledelse og utvikling av metoder og verktøy er redusert med 11,2 millioner kroner.
• Kjøp av bistand til FOU er økt med 16,8 millioner kroner.
• Bruken av konsulenttjenester til organisasjonsutvikling, kommunikasjon og rekruttering (672) har økt med 1,7 millioner kroner sammenlignet med 2023. Vi har ikke brukt konsulentbistand til rekruttering i 2024, mens utgiftene til organisasjonsutvikling ligger på 1,4 millioner kroner, omtrent på samme nivå som i 2023.

Konsulenttjenester til IT-utvikling (671) har økt med 12,5 millioner kroner. Dette skyldes høyt trykk på digitaliseringsarbeidet, press på intern kapasitet og et presset arbeidsmarked innenfor IT. For å redusere omfanget av konsulentkjøp til IKT utvikling, har vi ansatt ti IT-utviklere, som på sikt vil gi oss gevinster i form av økt kompetanse, økt sikkerhet og lavere sårbarhet på IT-området. Samtidig jobber vi med å modernisere og sikre virksomhetskritiske IT-løsninger med "gammel teknologi" og vi jobber med å gå over til å drifte miljøforvaltningens IT-løsninger i sky. I sum krever dette spesialkompetanse og kapasitet langt utover det vi har i eget hus, slik at vi er helt avhengig av å kjøpe ekstern bistand.

Evalueringer

Evalueringer er sentralt for å kunne utvikle oss og levere godt på vårt samfunnsoppdrag. Vi bruker evalueringer i vår interne styring for å styrke kunnskapsgrunnlaget vårt og understøtte forbedrings- og utviklingsarbeid. Vi evaluerer også for å sikre etterlevelse av lov og regelverk, enhetlig praksis og effektive arbeidsmetoder.

Direktoratet jobber med å følge opp følgende evalueringer som ble gjennomført i 2024:

• Refusjonsordningen for f-gasser
• Ordningen for bevaring av viktige friluftslivsområder gjennom sikring
• Produktregisteret

Evaluering av myndighetsfordeling mellom direktoratet og statsforvalter på forurensningsområdet, som var en opprinnelig planlagt evaluering for 2024, har ikke blitt gjennomført som planlagt. Gjennomgang av myndighetsfordeling blir isteden fulgt opp gjennom annet arbeid.

Revisjonsmerknader og tilsynsrapporter

Rapporten fra Riksrevisjonen om tilskudd til klimatiltak
Riksrevisjonens etterlevelsesrevisjon av Klimasats er fulgt opp med vurdering av konkrete funn.

Miljødirektoratet har opprettet en intern arbeidsgruppe for oppfølging av Riksrevisjonens etterlevelsesrevisjon av tilskuddsordningen Klimasats. Vi vil jobbe med å utforme enda tydeligere vilkår i nye tilsagn og øke rapporteringen til KLD om klimaeffekt for 2024-tildelingene og om usikkerheten i effektbergeningene. Vi har også blitt enda strengere på å kreve utdypende og bedre dokumentasjon fra tilskuddsmottakeren og vi har forbedret våre interne rutiner og verktøy for enda bedre vurderinger og dokumentfangst på kontroller og vurderinger som gjennomføres før tilskuddene utbetales. For å øke kvaliteten på kommunenes rapportering og redusere både formalfeil i kommunenes regnskap og behovet for vårt skjønn ved utbetalinger, avholdt vi webinar for støttemottakere for å gi informasjon om prosjektrapportering, vi har i tilsagnsbrevene til kommunen tatt inn at de bør planlegge for mulig revisjon av regnskapet, og vi justerte regnskapskravet om revisorgodkjenning/kontrollhandlinger. Videre har vi ved behandlingen av prosjektrapporter etterspurt mer informasjon, blant annet timeoversikt fordelt på person, og i utbetalingsbrevene har vi grundigere enn tidligere beskrevet vurderingene vi har gjort. Også i tilsagnsbrevene har vi fulgt opp ved å, der det var mulig, konkretisere og tydeliggjøre vilkårene. Arbeidet med oppfølging fortsetter i 2025.

Nye føringer for tildeling til Klimasats som skissert i Prop. 1 S (2024-2025) for Klima- og miljødepartementet er fulgt opp i utlysning av 8,1 millioner kroner høsten 2024, med søknadsfrist 15. januar 2025. Utlysningen prioriterer direkte og tellbar klimagassreduksjon i Norge og rask gjennomføring, i tråd med føringene.

I 2024 leverte vi også svar på oppdrag fra KLD av 5. juni 2024, som var en oppfølging av funnene fra Riksrevisjonen for bedre rapportering til Stortinget i Prop.1 S for 2024-2025. Her rapporterte vi på samlet utslipps- og omstillingseffekt av prosjekter tildelt i 2023 som var ferdig gjennomført, på forventet effekt av prosjekter som fikk tilsagn i 2023, men som ikke var ferdig gjennomført, og på antall avlyste prosjekter. Vi beskrev også usikkerheten i våre effektvurderinger og -beregninger.

Fakta om personellmessige forhold    

Våre ansatte er avgjørende for at Miljødirektoratet skal nå sine mål. Dette kapittelet gir en oversikt over viktige personalforhold, som lederstillinger, sykefravær og utviklingen i antall ansatte over tid.  

Lederstillinger  

Oversikten under viser antall lederstillinger fordelt mellom kvinner og menn for perioden 2017-2024.  

Antall lederstillinger fordelt mellom kvinner og menn, antall ledere.  

Miljødirektoratet har de siste årene hatt flere kvinnelige enn mannlige ledere, noe som samsvarer med den generelle kjønnsfordelingen blant ansatte. I 2021 var andelen kvinnelige ledere på sitt høyeste med 63 prosent. Siden da har den gradvis gått ned til 51 prosent i 2024, mens andelen mannlige ledere i samme periode har økt fra 37 til 49 prosent.  

Sykefravær  

Det samlede sykefraværet i direktoratet var på 5,3 prosent i 2024, noe som følger den generelle utviklingen i samfunnet. Dette er en økning fra 2023, og vi følger opp utviklingen gjennom våre etablerte rutiner. I løpet av året har vi gjennomgått og evaluert våre rutiner og praksis for oppfølging av sykefravær.  

Utvikling av sykefravær i 2017-2024, i prosent

Til sammenlikning var det sesongjusterte sykefraværet i Norge per tredje kvartal 2024 på 7,19 prosent.  

Hoveddelen av sykefraværet i 2024 var legemeldt fravær, som utgjorde 4,1 prosent, mens egenmeldt fravær lå på 1,2 prosent – tilbake på samme nivå som før koronapandemien.

Som i resten av arbeidslivet i Norge er sykefraværet generelt høyere blant kvinner enn menn. I Miljødirektoratet, hvor flertallet av de ansatte er kvinner, var sykefraværet i 2024 på 6,5 prosent for kvinner og 3,7 prosent for menn.

Antall ansatte registrert hos Statistisk sentralbyrå (SSB)

Tabellen under viser utvikling av antall ansatte, arbeidsforhold og avtalte årsverk over tid.

Antall ansatte, arbeidsforhold og avtalte årsverk registrert hos SSB 2019-2024

Videre forklarer vi hva de ulike begrepene betyr:

• Antall ansatte viser det totale antallet personer som er ansatt i direktoratet, uavhengig av stillingsprosent eller arbeidstid. Det inkluderer både heltidsansatte og deltidsansatte.
• Antall arbeidsforhold indikerer hvor mange separate arbeidskontrakter eller stillinger i direktoratet. Hvis en person har to deltidsstillinger i ulike seksjoner, vil det telle som to arbeidsforhold.
• Avtalte årsverk måler den totale arbeidsinnsatsen basert på stillingsprosent og avtalt arbeidstid. Et årsverk defineres som en person i 100 prosent stilling i løpet av ett år.

Tallene som er registrert hos SSB bygger på A-meldingen. Det kan forekomme differanser mellom tallene som finnes i SAP/DFØ og SSB, spesielt dersom det er gjort endringer i lønnssystemet som strekker seg tilbake i tid.    

Helse, miljø og sikkerhet

I 2024 er det meldt inn 68 HMS-hendelser i hendelses- og forbedringssystemet vårt, det er 10 flere enn i 2023. I år har vi fått rapportert inn 16 personskader, som er samme antall som i 2023. Av de 16 personskadene er 12 relatert til arbeid i felt. Fem hendelser involverte kjøretøy. En av skadene skyldtes fallulykker, ett slag i hodet fra maskin og en kuttskade. Flere av skadene i felt hadde potensiale til alvorlige utfall, hvor en av skadene fikk vesentlig utfall med sykefravær, og følges opp i henhold til våre sykefraværsrutiner.

Hver enkelt hendelse følges opp med målrettede tekniske og organisatoriske tiltak som eksempelvis utbedringer, utskiftning av utstyr og opplæring. Vi vektlegger systematisk opplæring, bruk av verneutstyr og vedlikehold av utstyr med mål om å få ned antallet personskader. Sikkerhetsopplæring i feltarbeid videreutvikles kontinuerlig. Vi har lav terskel for innmelding av hendelser og nestenulykker og gjennomgår avvik løpende for å kunne forbedre oss. Ved innføring av nytt kvalitets- og avvikssystem vil vi ha ytterligere fokus på sikkerhets- og rapporteringskultur.

Vår internasjonale reisevirksomhet har holdt seg relativt stabil. Vi vektlegger å holde både nye og erfarne tjenestereisende oppdatert på sikkerhetsutfordringer knyttet til både personellsikkerhet og informasjonssikkerhet. Vi tar stadig i bruk flere digitale støtteverktøy for å kunne videreutvikle, effektivisere og styrke det systematiske HMS-arbeidet for reisende og ansatte i felt.