Virksomheten må være MVA-registrert for å kunne åpne handelskonto. Miljødirektoratet kontrollerer dette i Brønnøysundregisteret.

Minst to personer må oppnevnes og godkjennes av Miljødirektoratet som virksomhetens kontorepresentanter.

• begge personene må være over 18 år
• begge personene må søke om å være kontorepresentant
• begge personene må bli godkjent som kontorepresentant av Miljødirektoratet
• minst én kontorepresentant må være bosatt i Norge.

Trykk her for å se hvordan man søker om å bli kontorepresentant.

Personen som gir fullmakt til kontorepresentantene, må sende inn ordinær politiattest til Miljødirektoratet. Politiattesten må være under tre måneder gammel ved søknadstidspunktet.

Politiattest søker man om på politiet.no. Filen som lastes opp må være den samme som ble mottatt i den digitale postkassen. Skannede attester godkjennes ikke. Du kan også sende original attest til oss i posten.

Følgende tre roller kan fungere som fullmaktsgiver:

• Administrerende direktør
• Styreleder
• Innehaver av en virksomhet

Dersom fullmaktsgiver selv vil være kontorepresentant, trenger hen ikke å gi fullmakt til seg selv.

Søknaden må inkludere dokumentasjon på hvorvidt virksomheten har eller ikke har reelle rettighetshavere.

En reell rettighetshaver er en fysisk person som har kontroll på mer enn 25 % av virksomheten, for eksempel gjennom en eier- eller stemmeandel. En person kan også være reell rettighetshaver dersom de har rett til å oppnevne over 50 % av styret i bedriften selv eller et morselskap.

Dersom det finnes én eller flere reelle rettighetshavere i virksomheten, skal dokumentet bekrefte at disse personene er de eneste reelle rettighetshaverne og det skal inneholde følgende informasjon om hver av dem:

• navn
• fødselsdato
• nasjonalitet
• type eierskap/kontroll
• andel eierskap/kontroll

Dersom det ikke finnes reelle rettighetshavere i virksomheten, må dokumentet eksplisitt bekrefte dette.

Dokumentet skal signeres av fullmaktsgiver eller en person med prokura/signaturrett i virksomheten som søker om konto. Merk at morselskap ikke kan signere på vegne av datterselskap.

I et konsern har et morselskap bestemmende innflytelse over ett eller flere andre selskaper. Dersom virksomheten (de som søker om konto) er en del av et konsern (enten som morselskap eller en underenhet), skal de legge ved et dokument som bekrefter konsernstrukturen som virksomheten er en del av.
 
Dokumentet må være en fullstendig oversikt over konsernstrukturen. Det vil si at det må inneholde alle selskap som eier/kontrollerer virksomheten mer enn 50% (morselskap), i tillegg til alle morselskap sine datterselskap som de eier/kontrollerer over 50%. Oversikten skal også vise alle underenhetene til virksomheten.

Signaturkrav

Dette dokumentet må være signert av noen som jobber i selskapet som søker om konto. Vi godkjenner et digitalt dokument med skannet signatur fra norske aktører. Hvis dere velger å sende fysiske dokumenter, har vi følgende krav:

• Fysisk original: Godkjenner håndskrevet signatur (wet ink).
• Fysisk kopi: Norske kopier må være sertifisert som rett kopi av advokat, revisor eller et offentlig kontor. Om vi mottar en kopi av dokumentet fra et EØS-land utenfor Norge, er det krav om at dokumentet er sertifisert som en rett kopi av notarius publicus. Dersom det er et dokument fra et land utenfor EØS er det krav om både attestering av notarius publicus og legalisering, for eksempel med apostille.

Videre trengs en bekreftelse fra en bank innenfor EØS på at virksomheten har en åpen konto i denne banken. Dokumentet skal ikke være eldre enn tre måneder og du får det ved å henvende deg til banken. Det skal inneholde:

• detaljer om kontoen
• signatur og kontaktinformasjon til en kunderådgiver/kontaktperson i banken.

Signaturkrav

Vi godkjenner et digitalt dokument med skannet signatur. Hvis dere velger å sende fysiske dokumenter, har vi følgende krav:

• Fysisk original: Godkjenner håndskrevet signatur (wet ink).
• Fysisk kopi: Norske kopier må være sertifisert som rett kopi av advokat, revisor eller et offentlig kontor. Om vi mottar en kopi av dokumentet fra et EØS-land utenfor Norge, er det krav om at dokumentet er sertifisert som en rett kopi av notarius publicus. Dersom det er et dokument fra et land utenfor EØS er det krav om både attestering av notarius publicus og legalisering, for eksempel med apostille

Alle virksomheter som har et LEI-nummer, må legge dette både i søknadsskjema og i klimakvoteregisteret. Klimakvoter i EUs klimakvotesystem er definert som et finansielt instrument under MIFID II-regelverket i EU.

Alle som handler kvoter fra et verdipapirforetak, må ha et LEI-nummer. Verdipapirforetaket må rapportere all handel med klimakvoter til Finanstilsynet.

Virksomheter som bare skal kjøpe klimakvoter for å levere inn disse til oppgjør av kvoteplikt, trenger ikke et LEI-nummer.

Finanstilsynet - Retningslinjer for bruk av LEI-nummer

Søknaden må også inneholde siste årsrapport for virksomheten samt revisors beretning. Årsrapporten må være signert av styret, mens revisorberetningen må være signert av en ekstern revisor.

En kontosøker som er fritatt fra revisjonsplikten eller selv bestemmer å unnlate revisjon skal levere regnskapstall som er godkjent av selskapets styre.

En nystartet virksomhet som søker om konto i registeret, kan på søketidspunktet framlegge foreløpige regnskapstall for virksomheten. Tallene må være attestert av fullmaktsgiver.

En uavhengig vurdering fra revisor må imidlertid innhentes så snart dette lar seg gjøre, og senest året etter oppstart av virksomheten/organisasjonen.

Signaturkrav

Det er tre valg for innsending av dette dokumentet:

Sende inn et fysisk dokument:

• Fysisk original: Godkjenner håndskrevet signatur (wet ink).
• Fysisk kopi: Norske kopier må være sertifisert som rett kopi av advokat, revisor eller et offentlig kontor. Om vi mottar en kopi av dokumentet fra et EØS-land utenfor Norge, er det krav om at dokumentet er sertifisert som en rett kopi av notarius publicus. Dersom det er et dokument fra et land utenfor EØS er det krav om både attestering av notarius publicus og legalisering, for eksempel med apostille.

Sende inn et digitalt dokument:

• Digital original: Vi godtar vi digitale signaturer. Den digitale signaturen må lages gjennom en av EUs godkjente signaturleverandører, som du kan finne her: eIDAS Dashboard (europa.eu).

Vi godkjenner ikke digitale dokumenter med skannede signaturer.