Ha klart for deg hvem som skal lese teksten

Hvem skal lese teksten?

Tenk på mottakeren og formålet med teksten gjennom hele skriveprosessen.Hva skal leseren vite eller gjøre etter å ha lest denne teksten?

Husk at det kan være andre enn hovedmottakeren som er interessert i innholdet. Skriv derfor så klart og tydelig at også andre interessenter forstår det du skriver om.

I et vedtak er det hovedmottakeren (parten) som skal ta stilling til sin egen sak og eventuelt klage. Skriv derfor først og fremst til hovedmottakeren. Så lenge alt det formelle og juridiske er på plass, vil også for eksempel en advokat få det hen trenger.

Hva vet mottakeren fra før?

Har mottakeren fått informasjon om saken skriftlig, på telefon eller i møte før? Dette vil ha betydning for hvor omfattende teksten trenger å være.

Husk at ikke alle mottakere har dine kunnskaper. Ikke overlat til mottakeren å finne ut hva som står mellom linjene.

Du eller dere?

Skriver du til privatpersoner, kan du bruke direkte tiltale (du-form). Dette gir en mindre formell stil og gjør avstanden mellom tekst og leser mindre.

Skriver du til bedriften, bruk bedriftens navn og veksle med bedriften og dere. Unngå å omtale bedriften som "virksomhet", fordi det kan forveksles med virksomheten som bedriften driver med.

Miljødirektoratet eller vi?

Få tydelig fram hvem som er avsender ved å bruke Miljødirektoratet, vi og direktoratet.

Forklar faguttrykk og forkortelser

Forklar nødvendige faguttrykk. Bruk gjerne allmenne ord og uttrykk, og sett faguttrykket i parentes. Da sikrer du at flere forstår teksten og samtidig at det blir presist.

Du kan tilpasse tekst og forklare faguttrykk til ulike målgrupper på denne måten:

• Fagperson: Fint svevestøv (PM2,5) fra for eksempel vedfyring, og grovt svevestøv (PM10) fra for eksempel slitasje av dekk og asfalt.
• Allmennheten: Svevestøv er små, luftbårne partikler som varierer i størrelse og sammensetning. Veitrafikk er den viktigste kilden til grovt svevestøv (PM10) og skyldes slitasje av dekk og asfalt. Vedfyring er den viktigste kilden til fint svevestøv (PM2,5).

Du kan også bake inn en definisjon eller en forklaring i teksten slik:

• Grenseverdien (minimumskravet til lokal luftkvalitet) er et gjennomsnitt på 40 mikrogram per kubikkmeter i året.

Skriv ut alle forkortelser første gang du bruker dem, og sett forkortelsen i parentes.

Eksempel:

• Statens naturoppsyn (SNO) har ansvar for oppsynet.