10.4 Oppbevaring av dokumenter i forsyningskjeden

Omsetter må sørge for at det i forsyningskjeden oppbevares dokumentasjon på oppfyllelse av kravene til massebalanse. Dokumentasjonen kan bli værende hos den aktøren i forsyningskjeden det gjelder. Dokumentasjonen må samsvare med informasjon gitt på fakturaer, slik at det er mulig å spore informasjon tilbake i forsyningskjeden. Dokumentasjonen skal stilles til rådighet ved kontroll eller revisjon.

I tråd med kravene for de frivillige ordningene bør dokumentasjonen oppbevares i minst fem år.

Dokumenter som oppfyller kravene

Følgende dokumenter hos den enkelte aktør i forsyningskjeden vil bli ansett som dokumentasjon på oppfyllelse av kravene om massebalanse:

• Dokumenter for henholdsvis inngående og utgående partier med informasjon om bærekraftsegenskaper. Inngående dokumenter viser til bærekraftsegenskaper til produkter som er kjøpt fra en leverandør. Utgående dokumenter viser til bærekraftsegenskaper om produkter som selges videre. Dokumentene vil være som beskrevet i kapittel 10.3.
• Dokumenter knyttet til konverteringsfaktorer. Disse dokumentene viser til konverteringsfaktor (virkningsgrad) mellom inngående og utgående produkter (f.eks. mellom raps og rapsolje). Aktørene i forsyningskjeden kan lagre dokumenter for sine egne konverteringsfaktorer. En aktør kan ha en eller flere konverteringsfaktorer avhengig av produksjonsprosessen. Hvis det ikke lagres dokumenter for konverteringsfaktorer, skal standardverdi for den aktuelle prosessen benyttes. Det skal for hver konverteringsfaktor tydelig gå frem:
  • Hvilket inngående produkt det dreier seg om.
  • Hvilket utgående produkt det dreier seg om.
  • Hvilken enhet som gjelder for den enkelte konverteringsfaktor.
  • Størrelsen på konverteringsfaktor.
  • Perioden som konverteringsfaktoren gjelder for.
    
    
• Periodiske oppgjør av bokføringen av opplysninger om bærekraftsegenskaper. I tillegg til å hjelpe aktøren med å håndtere sin inngående-utgående balanse, vil oppgjørene fungere som dokumentasjon på overholdelse av massebalansesystemet. Dokumentasjonen skal inneholde opplysninger om:
  
  
  • Lageroppgjør ved begynnelsen av den aktuelle perioden over partier av biodrivstoff eller mellomprodukter med identiske bærekraftsegenskaper. Det må gå klart fram om oppgjøret skjer i inngående-ekvivalenter (før påføring av konverteringsfaktor) eller utgående-ekvivalenter (etter påføring av konverteringsfaktor).
  • Størrelsen på inngående partier og tilhørende bærekraftsegenskaper i den aktuelle perioden. Disse mengdene må sammenfalle med dokumentasjonen for inngående partier beskrevet ovenfor.
  • Størrelsen på utgående partier og tilhørende bærekraftsegenskaper i den aktuelle perioden. Disse mengdene må sammenfalle med dokumentasjonen for utgående partier beskrevet ovenfor.
  • Eventuelle konverteringsfaktorer som brukes i perioden,
  • Lageroppgjør i slutten av den aktuelle perioden over partier av biodrivstoff eller mellomprodukter med identiske bærekraftsegenskaper. Det må gå klart fram om oppgjøret skjer i inngående-ekvivalenter (før påføring av konverteringsfaktor) eller utgående-ekvivalenter (etter påføring av konverteringsfaktor).