Ha klart for deg kven som skal lese teksten, og kvifor

Kven skal lese teksten?

Tenk på mottakaren og formålet med teksten gjennom heile skriveprosessen. Kva skal lesaren vite eller gjere etter å ha lese denne teksten?

Hugs at det kan vere andre enn hovudmottakaren som er interesserte i innhaldet. Skriv derfor så klart og tydeleg at også andre interessentar forstår det du skriv om.

I eit vedtak er det hovudmottakaren (parten) som skal ta stilling til saka si og eventuelt klage. Skriv derfor først og fremst til hovudmottakaren. Så lenge alt det formelle og juridiske er på plass, vil også til dømes ein advokat få det hen treng.

Kva veit mottakaren frå før?

Har mottakaren fått informasjon om saka skriftleg, på telefon eller i møte før? Dette vil ha noko å seie for kor omfattande teksten treng å vere.

Hugs at ikkje alle mottakarar har kunnskapane dine. Ikkje overlat til mottakaren å finne ut kva som står mellom linjene.

Du eller dokker?

Skriv du til privatpersonar, kan du bruke direkte tiltale (du-form). Dette gir ein mindre formell stil og gjer avstanden mellom teksten og lesaren mindre.

Skriv du til ei bedrift, bruker du namnet til bedrifta og vekslar med bedrifta og dokker. Unngå å omtale bedrifta som verksemd fordi det kan forvekslast med verksemda som bedrifta driv med.

Miljødirektoratet eller vi?

Få tydeleg fram kven som er avsendar, ved å bruke Miljødirektoratet, vi og direktoratet.

Forklar faguttrykk og forkortingar

Forklar nødvendige faguttrykk. Bruk gjerne allmenne ord og uttrykk, og set faguttrykket i parentes. Då sikrar du at fleire forstår teksten, og samtidig at det blir presist.

Du kan tilpasse tekst og forklare faguttrykk til ulike målgrupper på denne måten:

• Til fagpersonar: Fint svevestøv (PM2,5), frå til dømes vedfyring, og grovt svevestøv (PM10), frå til dømes slitasje av dekk og asfalt.
• Til allmenta: Svevestøv er små, luftborne partiklar som varierer i storleik og samansetjing. Vegtrafikk er den viktigaste kjelda til grovt svevestøv (PM10) og kjem av slitasje av dekk og asfalt. Vedfyring er den viktigaste kjelda til fint svevestøv (PM2,5).

Du kan også bake inn ein definisjon eller ei forklaring i teksten, slik:

• Grenseverdien (minimumskravet til lokal luftkvalitet) er på 40 mikrogram per kubikkmeter i året i snitt.

Skriv ut alle forkortingane første gongen du bruker dei, og set forkortinga i parentes.

Døme:

• Statens naturoppsyn (SNO) har ansvar for oppsynet.