Klart språk handler om å kommunisere med så tydelig ordlyd, struktur og visuell utforming at leserne i målgruppa finner informasjonen de trenger, forstår den og kan bruke den til det de skal.

Når tekstene våre er skrevet i et klart språk, kan mottakeren lettere ta innholdet i bruk. Da kan kunnskapen vår bli gjort om til handling.

Det er mange fordeler med klart språk:

• Det vi formidler, blir forstått og brukt.
• Vi unngår misforståelser og får færre henvendelser og klager.
• Saksbehandlingen vår blir enklere.
• Vi får økt tillit og bedre omdømme.

Språkprofilen skal være en støtte for det faglige arbeidet vårt

Den består av tre deler:

• Miljødirektoratets språkpolitikk
• Språklige retningslinjer for Miljødirektoratet
• Skriveregler

Bruk språkprofilen i arbeidshverdagen

Klart språk gjør det enklere å samarbeide på tvers og er viktig enten vi skriver til eksterne eller interne mottakere.

Husk at det ikke finnes noen fasit. Det er du som kjenner leserne dine. Bruk språkprofilen som en sjekkliste i arbeidshverdagen, og prøv deg fram.

Lykke til med skrivingen!

Miljødirektoratet skal

• skrive klart og korrekt slik at leserne våre forstår og kan bruke informasjonen til det de skal
• være en pådriver for å bruke og utvikle et norsk ordforråd om klima og miljø
• legge til rette for økt bruk av nynorsk i alle typer tekster
• være bevisst ansvaret vårt for alle de norske språkene (bokmål, nynorsk, de samiske språkene, kvensk, romani, romanes og norsk tegnspråk) og stille krav om språk i anskaffelser
• gi alle ansatte opplæring i klart språk

Lederne skal

• være et forbilde og sikre at språkloven og språkprofilen blir fulgt
• ha klart språk som tema på seksjons- og avdelingsmøter
• oppmuntre språkinteresserte medarbeidere for å skape engasjement og øke bevisstheten om godt språk

Nynorsk

• Som offentlig etat har vi ansvar for å bruke, utvikle og styrke både bokmål og nynorsk. Vi skal derfor bruke nynorsk ofte, slik at det blir en naturlig del av tekstene våre.
• Vi skal alltid henvende oss til kommuner og fylkeskommuner på skriftspråket de har vedtatt.
• I generell skriftlig informasjon som vi lager for et eksternt publikum, skal vi veksle mellom bokmål og nynorsk og ha minimum 25 prosent av hvert skriftspråk.
• Ansatte velger selv om de vil bruke bokmål eller nynorsk i interne saksdokumenter og tekster.

Hvem skal lese teksten?

Tenk på mottakeren og formålet med teksten gjennom hele skriveprosessen.Hva skal leseren vite eller gjøre etter å ha lest denne teksten?

Husk at det kan være andre enn hovedmottakeren som er interessert i innholdet. Skriv derfor så klart og tydelig at også andre interessenter forstår det du skriver om.

I et vedtak er det hovedmottakeren (parten) som skal ta stilling til sin egen sak og eventuelt klage. Skriv derfor først og fremst til hovedmottakeren. Så lenge alt det formelle og juridiske er på plass, vil også for eksempel en advokat få det hen trenger.

Hva vet mottakeren fra før?

Har mottakeren fått informasjon om saken skriftlig, på telefon eller i møte før? Dette vil ha betydning for hvor omfattende teksten trenger å være.

Husk at ikke alle mottakere har dine kunnskaper. Ikke overlat til mottakeren å finne ut hva som står mellom linjene.

Du eller dere?

Skriver du til privatpersoner, kan du bruke direkte tiltale (du-form). Dette gir en mindre formell stil og gjør avstanden mellom tekst og leser mindre.

Skriver du til bedriften, bruk bedriftens navn og veksle med bedriften og dere. Unngå å omtale bedriften som "virksomhet", fordi det kan forveksles med virksomheten som bedriften driver med.

Miljødirektoratet eller vi?

Få tydelig fram hvem som er avsender ved å bruke Miljødirektoratet, vi og direktoratet.

Forklar faguttrykk og forkortelser

Forklar nødvendige faguttrykk. Bruk gjerne allmenne ord og uttrykk, og sett faguttrykket i parentes. Da sikrer du at flere forstår teksten og samtidig at det blir presist.

Du kan tilpasse tekst og forklare faguttrykk til ulike målgrupper på denne måten:

• Fagperson: Fint svevestøv (PM2,5) fra for eksempel vedfyring, og grovt svevestøv (PM10) fra for eksempel slitasje av dekk og asfalt.
• Allmennheten: Svevestøv er små, luftbårne partikler som varierer i størrelse og sammensetning. Veitrafikk er den viktigste kilden til grovt svevestøv (PM10) og skyldes slitasje av dekk og asfalt. Vedfyring er den viktigste kilden til fint svevestøv (PM2,5).

Du kan også bake inn en definisjon eller en forklaring i teksten slik:

• Grenseverdien (minimumskravet til lokal luftkvalitet) er et gjennomsnitt på 40 mikrogram per kubikkmeter i året.

Skriv ut alle forkortelser første gang du bruker dem, og sett forkortelsen i parentes.

Eksempel:

• Statens naturoppsyn (SNO) har ansvar for oppsynet.

Skriv hovedbudskapet i overskriften

Vi leser overskriftene først, og de står ofte alene, blant annet i oversikter over søkeresultater. Gjør overskriften informativ og unik, slik at saken ikke forveksles med andre saker.

Eksempel på informative overskrifter i vedtak:

• Tillatelse til å innføre kongepyton fra Danmark
• Pålegg om å gjennomføre tiltak for å rydde opp i forurenset grunn ved Fabrikken i Bamble kommune

Si det viktigste først

Det som er viktigst for deg som skribent, er ikke alltid det viktigste for mottakeren. Sett det som er viktigst for mottakeren, først eller langt framme i teksten. For eksempel skal selve vedtaket stå først i et vedtaksbrev.

Hvis mottakeren må gjøre noe, skal det tidlig komme tydelig fram i teksten. Er hovedbudskapet sammensatt, starter du med en oversikt, for eksempel et sammendrag.

Lag en luftig tekst med mange avsnitt

Klart språk handler også om visuell utforming. Det betyr at det skal være ryddig og enkelt å finne fram i teksten.

En god inndeling i avsnitt gir både deg og mottakeren god oversikt over innholdet. Del derfor lange tekster inn i avsnitt, og sett avsnittene i en rekkefølge som er logisk for mottakeren.

Lag mellomoverskrifter som svarer til innholdet i avsnittene

Hovedpoenget i en tekstdel (ett eller flere avsnitt) bør kunne oppsummeres i en mellomoverskrift. Ideelt sett skal en leser kunne få et inntrykk av innholdet i en tekst bare ved å skumme mellomoverskriftene.

Hele setninger gir ofte gode mellomoverskrifter. Eksempel:

• Elektriske hurtigbåter kan kutte utslipp nasjonalt og internasjonalt

Bruk punktlister

Punktlister er nyttige for å vise fram viktige oppramsinger i teksten. Pass på at innledningsordene og punktene henger godt sammen. Punktene skal ha samme form. Du kan innlede punktlisten med enkeltord, fraser eller hele setninger. 

Dette er reglene for punktlister:

• Når punktene ikke er fullstendige setninger, skal det være liten forbokstav og ikke punktum.
• Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav og punktum, slik som i denne punktlisten.
• Det skal ikke være komma etter punktene.
• Alle punkter skal ha lik grammatisk form, for eksempel kun helsetninger, kun a-setninger eller kun infinitivsfraser.

Sett punktum

Teksten er god å lese når setningene er passe lange. Lengden kan gjerne variere litt, men ikke vent for lenge med å sette punktum.

Har du flere og/eller/men/for/som i en setning, er det ofte et signal om at du kan dele opp setningen.

Det betyr at du skriver hvem (subjekt) som gjør noe (verb). Når subjektet utfører handlingen, har vi en aktiv verbform:

• Jeg skriver aktivt.

I en passiv setning forsvinner den som gjør noe:  

• Det skrives passivt.
• Det blir skrevet passivt.

Vi kan skrive passivt når budskapet er hva som skal gjøres, ikke hvem som skal gjøre det. Vi kan også skrive passivt når det kommer tydelig fram av sammenhengen hvem som handler, når vi ikke vet hvem som handler, eller når det er et poeng å ikke si hvem som handler.

Her er noen eksempler:

• Retningslinjene må oppdateres.
• Du kan klage på vedtaket. Klagen sendes til Miljødirektoratet.
• Vi anbefaler at det etableres produsentansvar for plastavfall fra fiskeri.
• Taushetsplikten ble brutt.

Unngå substantivsjuke

«Substantivsjuke» handler om at vi bruker substantiv i stedet for verb.

Eksempel:

• Vi foretar en vurdering (substantivering).
• Vi vurderer (verb).

Som regel er det bedre å bruke verb for å vise mottakeren hva som faktisk foregår. Når du bruker verb, gjør du teksten mindre abstrakt og lettere å lese. Ord som slutter på -ing eller -else, kan du vurdere å bytte ut.

Eksempel:

• Disse kan fås ved henvendelse i resepsjonen. (Passivt språk + )
• Disse kan du få hvis du henvender deg i resepsjonen. (Aktivt språk + )

Velg oppdaterte og konkrete ord

Velg ord som er nært opptil dagligspråket når det er mulig.

Eksempler:

• da i betydningen fordi (bruk heller fordi, siden, ettersom)
• herunder (bruk heller inkludert, som, for eksempel)
• samt (bruk heller og, og dessuten, i tillegg)
• påregne (bruk heller regne med)
• vedrørende (bruk heller om, i forbindelse med, som gjelder, som henger sammen med)

Unngå fyllord og unødvendige presiseringer

Fjern fyllord og presiseringer som ikke gir setningen mer informasjon. Her er noen tips:

• Fjern ord som betyr lite eller ingen ting (en slags, faktisk, det kan synes/virke som, generelt, relativt).
• Ikke bruk flere ord som sier det samme etter hverandre (kontakt og samarbeid med).
• Velg det korteste alternativet når betydningen er den samme (oppnå formålet = nå målet, inneha = ha, som følge av dette = derfor, ovenfor = over).
• Unngå unødvendige nektende utsagn (ikke tilfredsstillende = mangelfull, ikke sjelden = ofte).

Bruk bindeord

Bindeord som hvis, dersom, derfor, altså, likevel og fordi uttrykker sammenhenger og motsetninger i tekstene. De er særlig viktige i vurderinger, der leserne skal kunne følge Miljødirektoratets resonnement og forstå hvorfor vi har tatt en avgjørelse.

Eksempel (bindeord uthevet):

Vi har ikke nok kunnskap om hvor stort problem opptak av mikroplast og nanoplast er for mennesker og dyr, og det er derfor nødvendig med tiltak som hindrer spredning av plast.

Statens vegvesen reduserer mengden plast ved å bruke elektroniske tennere og armering av stål i sprøytebetongen. Vi mener likevel at tiltaket er så stort og omfattende at faren for spredningen av plast ved fyllingsfot bør overvåkes jevnlig.

Vi opprettholder derfor Statsforvalterens vilkår om å overvåke spredning av plast.

Oversett engelske fagbegreper

Som offentlig etat skal vi bidra til at norsk kan brukes på alle samfunnsområder og i alle deler av samfunnslivet. Vi skal bidra med et språk som gjør det mulig for folk å være aktive samfunnsborgere og diskutere klima- og miljøspørsmål. Det betyr også at vi må oversette begreper fra andre språk.

Eksempler på ord vi har oversatt:

• Modal shift: transportmiddelskifte
• Salt marshes: tidevannseng