Klart språk handlar om å kommunisere med så tydeleg ordlyd, struktur og visuell utforming at lesarane i målgruppa finn informasjonen dei treng, forstår han og kan bruke han til det dei skal.

Språk er eit viktig verktøy når vi jobbar med å løyse klima- og miljøutfordringane. Når tekstane våre er skrivne i eit klart språk, kan mottakaren lettare ta innhaldet i bruk. Då kan kunnskapen vår bli gjord om til handling.

Det er mange fordelar med klart språk:

• Det vi formidlar, blir forstått og brukt.
• Vi unngår misforståingar og får færre spørsmål og klagar.
• Saksbehandlinga vår blir enklare.
• Vi får auka tillit og betre omdømme.

Språkprofilen skal vere ei støtte for det faglege arbeidet vårt

Profilen har tre delar:

• Del 1: Miljødirektoratets språkpolitikk
• Del 2: Språklege retningslinjer for Miljødirektoratet
• Del 3: Skrivereglar

Bruk språkprofilen i arbeidskvardagen

Klart språk gjer det enklare å samarbeide på tvers og er viktig enten vi skriv til eksterne eller interne mottakarar.

Hugs at det ikkje finst nokon fasit. Det er du som kjenner lesarane dine. Bruk språkprofilen som ei sjekkliste i arbeidskvardagen, og prøv deg fram.

Lykke til med skrivinga!

Miljødirektoratet skal

• skrive klart og korrekt slik at lesarane våre forstår og kan bruke informasjonen til det dei skal
• vere ein pådrivar for å bruke og utvikle eit norsk ordtilfang om klima og miljø
• leggje til rette for å bruke nynorsken meir i alle typar tekstar
• vere medvite ansvaret vårt for alle dei norske språka (bokmål, nynorsk, dei samiske språka, kvensk, romani, romanes og norsk teiknspråk) og stille krav om språk i innkjøp
• gi alle tilsette opplæring i klart språk

Leiarane skal

• vere eit førebilete og sikre at språklova og språkprofilen blir følgde
• ha klart språk som tema på seksjons- og avdelingsmøte
• oppmuntre språkinteresserte medarbeidarar for å skape engasjement og auke forståinga for godt språk

Nynorsk

• Som offentleg etat har vi ansvar for å bruke, utvikle og styrkje både bokmål og nynorsk. Vi skal derfor bruke nynorsk ofte, slik at det blir ein naturleg del av tekstane våre.
• Vi skal vende oss til kommunar og fylkeskommunar på skriftspråket dei har vedteke.
• I generell skriftleg informasjon som vi lagar for eit eksternt publikum, skal vi veksle mellom bokmål og nynorsk og ha minimum 25 prosent av kvart skriftspråk.
• Tilsette vel sjølve om dei vil bruke bokmål eller nynorsk i interne saksdokument og tekstar.

Kven skal lese teksten?

Tenk på mottakaren og formålet med teksten gjennom heile skriveprosessen. Kva skal lesaren vite eller gjere etter å ha lese denne teksten?

Hugs at det kan vere andre enn hovudmottakaren som er interesserte i innhaldet. Skriv derfor så klart og tydeleg at også andre interessentar forstår det du skriv om.

I eit vedtak er det hovudmottakaren (parten) som skal ta stilling til saka si og eventuelt klage. Skriv derfor først og fremst til hovudmottakaren. Så lenge alt det formelle og juridiske er på plass, vil også til dømes ein advokat få det hen treng.

Kva veit mottakaren frå før?

Har mottakaren fått informasjon om saka skriftleg, på telefon eller i møte før? Dette vil ha noko å seie for kor omfattande teksten treng å vere.

Hugs at ikkje alle mottakarar har kunnskapane dine. Ikkje overlat til mottakaren å finne ut kva som står mellom linjene.

Du eller dokker?

Skriv du til privatpersonar, kan du bruke direkte tiltale (du-form). Dette gir ein mindre formell stil og gjer avstanden mellom teksten og lesaren mindre.

Skriv du til ei bedrift, bruker du namnet til bedrifta og vekslar med bedrifta og dokker. Unngå å omtale bedrifta som verksemd fordi det kan forvekslast med verksemda som bedrifta driv med.

Miljødirektoratet eller vi?

Få tydeleg fram kven som er avsendar, ved å bruke Miljødirektoratet, vi og direktoratet.

Forklar faguttrykk og forkortingar

Forklar nødvendige faguttrykk. Bruk gjerne allmenne ord og uttrykk, og set faguttrykket i parentes. Då sikrar du at fleire forstår teksten, og samtidig at det blir presist.

Du kan tilpasse tekst og forklare faguttrykk til ulike målgrupper på denne måten:

• Til fagpersonar: Fint svevestøv (PM2,5), frå til dømes vedfyring, og grovt svevestøv (PM10), frå til dømes slitasje av dekk og asfalt.
• Til allmenta: Svevestøv er små, luftborne partiklar som varierer i storleik og samansetjing. Vegtrafikk er den viktigaste kjelda til grovt svevestøv (PM10) og kjem av slitasje av dekk og asfalt. Vedfyring er den viktigaste kjelda til fint svevestøv (PM2,5).

Du kan også bake inn ein definisjon eller ei forklaring i teksten, slik:

• Grenseverdien (minimumskravet til lokal luftkvalitet) er på 40 mikrogram per kubikkmeter i året i snitt.

Skriv ut alle forkortingane første gongen du bruker dei, og set forkortinga i parentes.

Døme:

• Statens naturoppsyn (SNO) har ansvar for oppsynet.

Skriv hovudbodskapen i overskrifta

Overskrifta skal fortelje mottakaren kva teksten handlar om.

Vi les overskriftene først, og dei står ofte åleine, blant anna i oversikter over søkjeresultat. Gjer overskrifta informativ og unik, slik at saka ikkje blir forveksla med andre saker.

Døme på informative overskrifter i vedtak:

• Løyve til å innføre kongepyton frå Danmark
• Pålegg om å gjennomføre tiltak for å rydde opp i forureina grunn ved Fabrikken i Bamble kommune

Sei det viktigaste først

Det som er viktigast for deg som skribent, er ikkje alltid det viktigaste for mottakaren. Set det som er viktigast for mottakaren, først eller langt framme i teksten. Til dømes skal sjølve vedtaket stå først i eit vedtaksbrev.

Dersom mottakaren må gjere noko, skal det tidleg komme tydeleg fram i teksten. Er hovudbodskapen samansett, startar du med ei oversikt, til dømes eit samandrag.

Lag ein luftig tekst med mange avsnitt

Klart språk handlar også om visuell utforming. Det betyr at det skal vere ryddig og enkelt å finne fram i teksten.

Ei god inndeling i avsnitt gir både deg og mottakaren god oversikt over innhaldet. Del derfor lange tekstar inn i avsnitt, og set avsnitta i ei rekkjefølgje som er logisk for mottakaren.

Lag mellomoverskrifter som svarer til innhaldet i avsnitta

Hovudpoenget i ein tekstdel (eitt eller fleire avsnitt) bør kunne samanfattast i ei mellomoverskrift. Ideelt sett skal ein lesar kunne få eit inntrykk av innhaldet i ein tekst berre ved å skumme mellomoverskriftene.

Heile setningar gir ofte gode mellomoverskrifter. Døme:

• Elektriske hurtigbåtar kan kutte utslepp nasjonalt og internasjonalt

Bruk punktlister

Punktlister er nyttige for å vise fram viktige oppramsingar i teksten. Pass på at innleiingsorda og punkta heng godt saman. Punkta skal ha same form. Du kan innleie punktlista med enkeltord, frasar eller heile setningar. 

Dette er reglane for punktlister:

• Når punkta ikkje er fullstendige setningar, skal det vere liten forbokstav og ikkje punktum.
• Når punkta er fullstendige setningar, skal det vere stor forbokstav og punktum, slik som i denne punktlista.
• Det skal ikkje vere komma etter punkta.
• Alle punkta skal ha lik grammatisk form, til dømes berre heilsetningar, berre at-setningar eller berre infinitivsfraser.

Set punktum

Teksten er god å lese når setningane er passe lange. Lengda kan gjerne variere litt, men ikkje vent for lenge med å setje punktum.

Har du fleire og/eller/men/for/som i ei setning, er det ofte eit signal om at du kan dele opp setninga.

Det betyr at du skriv kven (subjekt) som gjer noko (verb). Når subjektet utfører handlinga, har vi ei aktiv verbform:

• Eg skriv aktivt.

I ei passiv setning forsvinn den som gjer noko:  

• Det kan skrivast passivt.
• Det blir skrive passivt.

Vi kan skrive passivt når bodskapen er kva som skal gjerast, ikkje kven som skal gjere det. Vi kan også skrive passivt når det kjem tydeleg fram av samanhengen kven som handlar, når vi ikkje veit kven som handlar, eller når det er eit poeng å ikkje seie kven som handlar.

Her er nokre døme:

• Retningslinjene må oppdaterast.
• Du kan klage på vedtaket. Klaga blir send til Miljødirektoratet.
• Vi tilrår at det blir etablert produsentansvar for plastavfall frå fiskeri.
• Teieplikta vart broten.

Unngå substantivsjuke

«Substantivsjuke» handlar om at vi bruker substantiv i staden for verb.

Døme:

• Vi gjennomfører ei vurdering (substantivering).
• Vi vurderer (verb).

Som regel er det betre å bruke verb for å vise mottakaren kva som faktisk går føre seg. Når du bruker verb, gjer du teksten mindre abstrakt og lettare å lese. Ord som sluttar på -ing eller -else, kan du vurdere å byte ut.

Døme:

• Desse kan fåast ved førespurnad i resepsjonen. (Passivt språk + )
• Desse kan du få viss du melder deg i resepsjonen. (Aktivt språk + )

Vel oppdaterte og konkrete ord

Vel ord som er nært opptil daglegspråket, når det er mogleg.

Døme:

• då i betydninga fordi (bruk heller fordi, sidan, ettersom)
• herunder (bruk heller medrekna, irekna, inkludert, som, til dømes)
• samt (bruk heller og, og dessutan, i tillegg)
• vedrørande (bruk heller om, i samband med, som gjeld, som heng saman med)
• angåande (om, når det gjeld, som gjeld)

Unngå fyllord og unødvendige presiseringar

Fjern fyllord og presiseringar som ikkje gir setninga meir informasjon. Her er nokre tips:

• Fjern ord som betyr lite eller ingen ting (ein slags, faktisk, det kan synast/verke som, generelt, relativt).
• Ikkje bruk fleire ord som seier det same etter kvarandre (kontakt og samarbeid med).
• Vel det kortaste alternativet når betydninga er den same (oppnå formålet = nå målet, som følgje av dette = derfor, ovanfor = over).
• Unngå unødvendige nektande utsegner (ikkje tilfredsstillande = mangelfull, ikkje sjeldan = ofte).

Bruk bindeord

Bindeord som viss, dersom, derfor, altså, likevel og fordi uttrykkjer samanhengar og motsetningar i tekstane. Dei er særleg viktige i vurderingar, der lesarane skal kunne følgje resonnementet til Miljødirektoratet og forstå kvifor vi har teke ei avgjerd.

Døme (bindeord utheva):

Vi har ikkje nok kunnskap om kor stort problem opptak av mikroplast og nanoplast er for menneske og dyr, og det er derfor nødvendig med tiltak som hindrar spreiing av plast.

Statens vegvesen reduserer mengda plast ved å bruke elektroniske tennarar og armering av stål i sprøytebetongen. Vi meiner likevel at tiltaket er så stort og omfattande at faren for spreiinga av plast ved fyllingsfot bør overvakast jamleg.

Vi fører derfor vidare vilkåret frå Statsforvaltaren om å overvake spreiing av plast.

Set om dei engelske fagomgrepa

Som offentleg etat skal vi bidra til at norsk kan brukast på alle samfunnsområde og i alle delar av samfunnslivet. Vi skal bidra med eit språk som gjer det mogleg for folk å vere aktive samfunnsborgarar og diskutere klima- og miljøspørsmål. Det vil også seie at vi må setje om omgrep frå andre språk.

Døme på ord vi har omsett:

• Modal shift: transportmiddelskifte
• Salt marshes: tidvasseng